En avril 2019, la MAIF et AssoConnect s’associent et lancent Mon Asso Facile, un outil de gestion en ligne dédié aux associations. Plus de 300 associations utilisent aujourd’hui Mon Asso Facile. 

Le Club HB Sud 79, situé dans les Deux-Sèvres à côté de Niort, en fait partie. Né en 2015 d’une fusion entre deux clubs de la région, le Club HB Sud 79 totalise aujourd’hui plus de 200 licenciés. Quarante personnes, bénévoles, entraîneurs et salariés participent à la bonne conduite du club. 

Membre du Conseil d’Administration depuis la création du Club, Alexandre Rayneau en devient Président en 2018. A l’origine de l’adoption de la solution Mon Asso Facile, Alexandre nous raconte les étapes qui ont mené le club vers le logiciel. 

S’épargner 600 feuilles à scanner à chaque rentrée sportive

A son arrivée en 2015, Alexandre est en charge de la numérisation du club. Lors de la fusion des sections de handball de Saint-Symphorien et de Beauvoir-sur-Niort, un état des lieux est dressé. Alexandre constate rapidement qu’aucun des 2 anciens clubs ne disposent d’outil numérique. Ainsi, la comptabilité et la gestion des adhésions se font sur Excel. 

Si progressivement des outils numériques sont introduits pour moderniser le club (site internet, boutique en ligne), la gestion des adhésions sur Excel persiste. 

En 2019, cela commence à poser de réels problèmes. Il est évident pour Alexandre qu’il faut soulager la charge de travail des bénévoles pendant la période d’inscription. 

❝ Avant Mon Asso Facile, toutes les adhésions au club se font sur papier. Les joueurs devaient se déplacer à l’accueil où les bénévoles se relayaient lors de permanences pour procéder aux inscriptions.

Concrètement, les joueurs arrivent et remplissent deux dossiers d’inscription papier : un pour le club, un pour la Fédération de Handball. 

❝ Les bénévoles devaient ensuite traiter les deux dossiers. Le dossier d’inscription au club était retranscrit sur un fichier Excel et le dossier pour la Fédération scanné dans le système de gestion de licence (Gesthand) de cette dernière. En somme, les bénévoles faisaient tout de A à Z.

Ce fonctionnement nécessite alors au moins quatre personnes et il est rare de clôturer les adhésions avant le mois de Novembre.

❝ C’est simple, pour chaque dossier, c’était trois scans. Avec 200 licenciés, c’est 600 scans. Les gens s’épuisaient alors qu’ils ne sont que des bénévoles. Ça devenait vraiment trop complexe. On allait perdre des bénévoles ce qui pouvait mettre en péril la pérennité du club.

Alexandre cherche donc une solution dès le début de l’été 2019. 

❝ J’ai testé plusieurs solutions spécialisées dans la gestion des adhésions. J’ai choisi Mon Asso Facile en raison de toutes les fonctionnalités proposées.

Le Club HB Sud 79 se lance alors dans l’utilisation du logiciel, en débutant par les adhésions. 

❝ Le fonctionnement pour les adhésions avec Mon Asso Facile a été testé pour la première fois cette année. Le résultat ? 50% de temps gagné ! Et encore, ce n’est que la première année, je pense que l’année prochaine, on peut faire mieux encore !

Avec Mon Asso Facile, les adhésions se font désormais en ligne. 

Les adhérents peuvent s’inscrire de chez eux depuis leur ordinateur. Toutes les informations sont alors remontées sur Mon Asso Facile.

Dès que le club reçoit l’adhésion, un bénévole envoie un lien à l’adhérent pour qu’il finalise lui-même sur son espace personnel son affiliation à la Fédération. 

❝ On demande maintenant aux adhérents de gérer de manière autonome leur adhésion au club et leur affiliation à la Fédération.

Les missions des bénévoles sont désormais mieux délimitées et consistent principalement en de l’accompagnement et de la vérification sur les saisies. 

Les bénévoles ont diminué de 50% le temps qu’ils allouent à la gestion des adhésions.

Accompagner bénévoles et adhérents dans la transition vers une solution en ligne

Du côté du club, Alexandre constate qu’il y a eu peu de résistance à l’adoption de Mon Asso Facile. 

❝ J’ai pris en main l’outil de mon côté. J’ai fait la plupart des paramétrages en amont : campagne d’adhésion, grille tarifaire, etc. J’ai fait une session de formation de deux heures sur la partie Adhésions pour les personnes qui gèrent l’accueil et c’était bon.

Un changement qui se fait donc en douceur pour les bénévoles. 

❝ C’est une aide énorme pour les bénévoles qui ont adopté la solution sans difficultés particulières. Le plus gros enjeux était du côté des adhérents. Pour eux, c’est clair que le changement était plus important : ils ne devaient rien faire avant, et doivent maintenant presque tout faire ! Là, il a fallu accompagner et expliquer.

Dans l'ensemble, la population du club n’oppose pas de résistance à ces nouveautés mais Alexandre est tout de même vigilant. 

❝ Pour faciliter la transition, nous avons conservé des permanences pour que les personnes puissent venir poser leurs questions, faire leurs scans. Les bénévoles les guident alors dans leur inscription. Nous avons même mis des tablettes à disposition.

En amont, un gros travail de communication est fait pour expliquer les changements. Pour la prochaine saison, Alexandre prévoit une communication encore plus efficace. 

❝ Maintenant que l’on sait exactement comment les adhésions se passent, on va pouvoir être encore plus clair. On va sans doute encore gagner du temps à la prochaine rentrée.

Une volonté : centraliser les outils sur une unique solution

Après les adhésions, d’autres pans de la gestion du club basculent progressivement sur Mon Asso Facile. 

❝ Ce n’était pas seulement les adhésions qui étaient chronophages, mais aussi la comptabilité, la gestion des événements, un site internet qui ne fonctionnaient plus trop, etc.

Entre 2015 et 2019, avant de découvrir Mon Asso Facile, Alexandre met en place quelques outils numériques. 

❝ Pour la comptabilité, on partait d’un fichier Excel en 2015. Au bout d’un an, on a testé une solution gratuite trouvée sur internet. Trop limitée, on a du en changer au bout d’un an. En 2017, on est passé sur BasiCompta, notamment parce que le Comité Olympique nous proposait de nous accompagner et de nous former à l’utilisation de l’outil. On est toujours sur BasiCompta aujourd’hui mais pour la saison prochaine, c’est décidé : on passe sur Mon Asso Facile.

Pourquoi cette volonté ? A la fois pour tout centraliser à un endroit, mais aussi parce que le travail de comptabilité est déjà à moitié fait sur Mon Asso Facile. En effet, le système d’adhésions permet une génération automatique de l’écriture comptable dès lors qu’un adhérent s’inscrit. 

❝ Nous avons une trésorière et une comptable. Elles travaillent aujourd’hui sur BasiCompta mais récupèrent déjà les journaux générés par Mon Asso Facile sur les Adhésions. Concrètement, c’est plus de 200 lignes comptables qu’elles n’ont pas à saisir. Une partie de notre comptabilité nous venant tout droit du logiciel, autant basculer le reste.

De plus, le club gère aujourd’hui ses événements et sa boutique en ligne sur Mon Asso Facile. 

De la même manière, les écritures comptables liées à ces ventes sont générées automatiquement sur le module de Comptabilité de Mon Asso Facile. Les saisies à faire sur BasiCompta sont ainsi de moins en moins nombreuses. 

Les bénévoles font également le suivi des paiements depuis Mon Asso Facile qui permet d’avoir une visibilité très rapide sur les statuts des paiement de chaque adhérent. 

❝ Autant de raisons supplémentaires pour passer la comptabilité sur Mon Asso Facile.

Même combat pour le site internet. Suite à la fusion en 2015, le site internet d’un des anciens clubs est conservé. 

❝ C’était un site assez vétuste et sponsorisé, il y avait donc des publicités dans tous les sens. Ce n’était pas l’idéal.

Alexandre commence donc à développer un site sur Wix, sur lequel il gère à l’époque les événements et une boutique en ligne. 

❝ Un fonctionnement qui nous allait très bien mais aujourd’hui nous souhaitons basculer tout ça sur Mon Asso Facile qui permet également de créer un site. Notre site actuel n’est plus vraiment  utilisé aujourd’hui, nous redirigeons déjà la plupart des gens vers les pages d’événements et de boutique en ligne que nous avons mises en place sur Mon Asso Facile.

Aujourd’hui, il ne reste plus qu’à migrer les pages de présentation du club et le nom de domaine. Le changement définitif est prévu pour la rentrée prochaine.

Le mot de la fin pour Alexandre

❝ Mon Asso Facile est un logiciel simple d’utilisation, qui se met facilement en place au sein d’une association. Si on nous retirait le logiciel demain ? Je ne pense pas que cela nous empêcherait complètement de fonctionner, on trouverait d’autres solutions, on pourrait développer nous-mêmes des choses par exemple... Mais très vite, il nous faudrait retrouver une solution pérenne comme Mon Asso Facile. Un des gros avantages d’un logiciel comme celui-ci est qu’il ne dépend de personne, le départ d’un membre ne met pas en péril la gestion de l’association.

Un grand merci à Alexandre d'avoir accepté de répondre à nos questions.

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