L'Assemblée Générale n'est probablement pas la première chose à laquelle vous avez pensé en créant votre association. Pourtant, il s'agit d'un moment privilégié pour la vie démocratique de votre projet associatif.
C'est en effet l'occasion pour vos membres de se réunir et de décider collectivement des grandes orientations. Dans cet article, découvrez nos conseils pour bien la préparer et faire de votre AG un rendez-vous apprécié de toutes et tous. Au programme :
- Le caractère obligatoire de l’Assemblée Générale
- La question de l’AG à distance
- Les règles de convocation à une AG d’association
- Le déroulé d’une Assemblée Générale
- Les clés d’un PV d’AG efficace
C’est parti !
Est-il obligatoire pour une association d’organiser une Assemblée Générale ?
La loi de 1901 n’oblige pas les associations à organiser d’Assemblée Générale, cependant, les statuts prévoient généralement sa tenue, ne serait-ce que pour approuver les comptes annuels.
Bien qu'elle ne soit pas obligatoire d’un point de vue juridique, l'Assemblée Générale reste un moment primordial pour la vie de l'association.
L’ensemble des règles de l’AG (son caractère obligatoire, ses participants, ses modalités, etc.) sont donc définies dans les statuts de l'association.
Peut-on tenir une Assemblée Générale à distance ?
La crise sanitaire a révélé l'importance de pouvoir collaborer à distance et l’utilité de savoir organiser efficacement une Assemblée Générale en ligne.
Lorsque la distance n'est plus un obstacle, tout devient en effet plus simple ! Les outils numériques facilitent désormais le travail collaboratif, y compris pour les associations.
Quelques conseils pour votre AG à distance :
- Choisissez une solution de visioconférence fiable et facile à utiliser pour tous que vous pouvez tester au préalable
- Envoyez une invitation avec un lien de connexion à l'avance
- Préparez une présentation des rapports accessibles en ligne pour tous les membres
- Veillez à ce que chacun puisse s'exprimer lors des échanges
- Prévoyez un vote électronique sécurisé pour les prises de décision
En suivant ces recommandations, votre AG à distance se déroulera sans accroc !
Comment convoquer une Assemblée Générale d’association ?
Quels membres peuvent organiser une Assemblée Générale ?
Ce sont, comme souvent, les statuts qui désignent la personne habilitée à convoquer une AG. Il peut s'agir du président, du secrétaire, du bureau, du conseil d'administration ou même d'un certain nombre de membres.
C’est le président qui se charge généralement de convoquer l'assemblée. Deux types d’AG peuvent ensuite avoir lieu :
- Les Assemblées Générales Ordinaires (AGO), qui ont lieu en principe chaque année, le plus souvent en mars ou décembre. Chaque association est libre de choisir le calendrier qui lui convient ;
- Les Assemblées Générales Extraordinaires (AGE), qui sont quant à elles convoquées de manière ponctuelle lorsque des décisions importantes doivent être prises et qui ne peuvent attendre l’AGO (comme une modification des statuts, par exemple).
Notez qu’un groupe de membres peut demander la tenue d'une AG Extraordinaire. Le nombre minimum requis doit être indiqué dans les statuts. Si le Président refuse malgré cette obligation, un membre du CA peut la convoquer à sa place.
Qui est invité à participer à une Assemblée Générale ?
Sauf mention contraire, tous les membres de l’association doivent être convoqués. En effet, la loi de 1901 définit une association comme un groupement de personnes unies dans un but commun. Chacun doit donc pouvoir participer aux décisions importantes.
Par ailleurs, il est d'usage d'inviter le commissaire aux comptes si votre association en a un, bien que cela ne soit pas une obligation légale.
Que doit contenir la convocation à l'Assemblée Générale ?
La convocation est un moment crucial pour garantir la validité et la réussite de votre Assemblée Générale. Voici les étapes à ne pas négliger dans la création de votre convocation :
- Commencez par rédiger un document mentionnant le nom de l'association, la date d'envoi, ainsi que la date, l'heure et le lieu précis de l'Assemblée.
- Détaillez ensuite l'ordre du jour, c'est-à-dire les sujets qui seront abordés. Cela permet aux participants de préparer leurs questions ou interventions.
- N'oubliez pas d'indiquer le nom et la fonction de l'auteur de la convocation, et de faire signer le document.
Une fois cette base rédigée avec soin, il ne vous reste plus qu'à diffuser la convocation auprès de tous les membres, par le moyen et dans le délai prévu dans vos statuts (courrier, email, affichage, etc.).
En suivant ces recommandations, vous garantissez le bon déroulement de votre Assemblée Générale.
Comment gérer l’organisation d’une Assemblée Générale ?
Comment se déroule l'Assemblée Générale le jour J ?
Il est recommandé de détailler le déroulement de l'AG dans les statuts, pour plus de clarté. On peut notamment y préciser :
- Les participants autorisés,
- Le quorum requis pour la validité des délibérations,
- Le délai entre la convocation et la tenue de l'AG.
Cela représente un important travail d’anticipation, mais peut s’avérer important pour éviter, par exemple, que n’importe qui puisse convoquer une AG. Une rédaction soignée des statuts est donc primordiale pour le bon fonctionnement de votre association !
Comment animer votre AG d’association ?
L'animation de l'AG peut vite devenir compliquée si les discussions s'enflamment. Pour éviter d’en arriver là, nous vous proposons quelques conseils pour garder la main :
- Clarifier en amont le rôle de chacun : CA, bureau, président, trésorier, etc.,
- Définir précisément les missions de ceux qui interviennent pendant l'AG,
- Fixer des règles claires pour les prises de parole et les temps de discussion,
- Adopter un ton convivial pour que l'AG reste un moment agréable,
- Préparer un ordre du jour et une durée précis,
- Recentrer les débats si nécessaire et faire des synthèses régulières.
Vous pourrez ainsi mener les échanges sereinement et prendre les décisions importantes dans de bonnes conditions. Votre AG n'en sera que plus constructive !
Comment rédiger un procès-verbal d'Assemblée Générale ?
Pourquoi soigner vos PV d’AG ?
Lors de votre Assemblée Générale, des décisions essentielles peuvent être prises : budgets, renouvellement des dirigeants, nouveaux projets, etc.
Bien que la rédaction d'un procès-verbal ne soit pas toujours obligatoire, il est fortement recommandé de produire un PV à chaque fois.
Le procès-verbal permet de vérifier que les décisions ont été prises régulièrement. Ne pas en rédiger ou le faire de manière imprécise expose l'association à des contestations et autres désagréments.
Prenez donc le temps, pendant l'AG, de bien consigner toutes les délibérations dans un procès-verbal complet. Vous éviterez ainsi tout litige ultérieur.
Sachez que la rédaction est obligatoire si l'association est reconnue d'utilité publique, soumise à l'impôt sur les sociétés ou a contracté un emprunt.
Quelles mentions doit contenir un PV d'AG ?
Bien que les mentions obligatoires ne soient pas nombreuses, celles-ci existent. Ainsi, un procès-verbal doit impérativement mentionner :
- La date et le lieu de l'AG,
- La signature du représentant légal.
En plus de ces informations, il reste également recommandé d'y ajouter :
- L'ordre du jour,
- Toutes les résolutions adoptées pendant la séance, résolutions qui doivent être validées par les personnes habilitées,
- Les signatures de plusieurs membres qui permettent d'équilibrer les pouvoirs, même si ce n'est pas obligatoire.
En suivant ces conseils, vous faciliterez la rédaction du PV et formaliserez correctement les décisions de votre AG. Un modèle de PV peut vous aider à respecter toutes les mentions nécessaires.
Conclusion
En somme, le bon déroulement de votre Assemblée Générale repose avant tout sur des statuts clairs et complets. C'est là que doivent être définies toutes les règles : participants, convocation, ordre du jour, comptes rendus, etc.
Consacrez donc le temps nécessaire à leur rédaction. Une fois ce socle posé, vous pourrez aborder sereinement toutes les étapes : convocation des membres, animation des débats, et prises de décisions essentielles pour le présent et l’avenir de votre association.
Votre AG deviendra alors un véritable moment d'échanges constructifs et de démocratie participative. Les statuts guideront et sécuriseront le déroulement, pour que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel : la vie de votre projet associatif.
