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Diviser par 2 le temps de gestion de son club
d'athlétisme avec Mon Asso Facile


Découvrez le témoignage de Patrick Higonnet, entraineur et Président du club ALSG Athlétisme

Le club ALSG AthlĂ©tisme a Ă©tĂ© crĂ©Ă© en 1975. Le club propose trois activitĂ©s sportives et regroupe plus de 100 adhĂ©rents. Six entraĂźneurs animent aujourd’hui les activitĂ©s. PrĂ©sident depuis 3 ans et entraĂźneur, Patrick Higonnet a une trĂšs bonne connaissance du fonctionnement du club.

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Au moment de sa prise de poste en 2016, l’ALSG AthlĂ©tisme n’utilise pas encore Mon Asso Facile et fait face Ă  de vrais enjeux de gestion notamment pour tenir la comptabilitĂ©. Patrick se met en quĂȘte d’un logiciel et dĂ©couvre Mon Asso Facile.

Il nous raconte la dĂ©couverte de l’outil et son adoption. 

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Avant Mon Asso Facile, une comptabilitĂ© au papier crayon 

Avant de prendre la prĂ©sidence du club en 2016, Patrick est membre du comitĂ© directeur. La comptabilitĂ© est alors faite sur papier. 

❝ Ce n’était mĂȘme pas un fichier Excel ! Avec les demandes de subventions, il nous fallait une comptabilitĂ© plus rigoureuse et prĂ©cise. En plus de ça, on faisait appel Ă  un expert-comptable ce qui reprĂ©sentait un coĂ»t non nĂ©gligeable pour notre club.

Patrick recherche alors un outil pour la comptabilitĂ©. 

Avant de dĂ©couvrir Mon Asso Facile, le club essaye un outil comptable gratuit sur internet, qui se rĂ©vĂšle rapidement trop limitĂ©. 

Suite Ă  ce premier Ă©chec, Patrick remet les recherches en route cĂŽtĂ© comptabilitĂ©. Il a Ă©galement en tĂȘte le besoin de crĂ©er un site internet pour le club qui n’en a pas encore. 

AprĂšs quelques recherches, Patrick dĂ©couvre Mon Asso Facile et commence un essai gratuit de 30 jours pour tester le logiciel. 

❝ Nous avions un blog mais pas encore un Site Internet. En trouvant Mon Asso Facile, j’ai trouvĂ© un logiciel qui rĂ©pondait Ă  mes deux besoins principaux : la comptabilitĂ© et le site. Pour la comptabilitĂ©, l’avantage avec ce logiciel, c’est qu’on est tout le temps dans les clous. Le nouveau plan comptable de 2020 vient d’ĂȘtre mis Ă  jour directement, par exemple. Bref, j’ai testĂ© Mon Asso Facile pendant un mois, puis je l’ai prĂ©sentĂ© au comitĂ© directeur qui a dĂ©cidĂ© d’adopter l’outil !

Quand l’ALSG AthlĂ©tisme dĂ©bute son utilisation de Mon Asso Facile, Patrick ajoute plusieurs administrateurs et rĂ©partit les tĂąches entre eux selon leurs fonctions. 

❝ Le logiciel est tellement complet qu’il faut prendre le temps de le dĂ©couvrir progressivement. J’étais responsable du site internet, et pour la comptabilitĂ©, j’ai accompagnĂ© notre trĂ©sorier dans la prise en main du logiciel.

Sans formation comptable, la transition se fait malgrĂ© tout en douceur pour le trĂ©sorier et Patrick. 

❝ On a eu beaucoup d’explications trĂšs claires de l’équipe pour nous aider Ă  prendre en main le module pas Ă  pas. Aucun de nous deux n’est comptable, et pourtant, force est de constater que le logiciel nous a beaucoup aidĂ©s dans la saisie des dĂ©penses et recettes !

Aujourd’hui, Patrick utilise l’ensemble des fonctionnalitĂ©s proposĂ©es dans le module ComptabilitĂ© de Mon Asso Facile : de la remise de chĂšque au rapprochement bancaire en fin de mois, la gestion comptable du club en est largement simplifiĂ©e. 

❝ Je retrouve dans l’outil de remise de chĂšque l’ensemble des paiements faits par chĂšque et je gĂ©nĂšre automatiquement les bordereaux pour les remettre Ă  la banque. Une fois qu’on a compris le principe, ça va tout seul.

La vision de la comptabilitĂ© du club est dĂ©sormais bien plus prĂ©cise pour le bureau, avec la gĂ©nĂ©ration automatique des documents comptables nĂ©cessaires aux demandes de subventions notamment. 

❝ Et puis, cerise sur le gĂąteau, nous n’avons plus besoin de faire appel Ă  un expert-comptable, ce qui est un gain financier non nĂ©gligeable pour l’ALSG.

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Simplifier la gestion de ses sportifs avec une base de données centralisée

La simplification de la gestion du club ne se limite pas Ă  la comptabilitĂ©. Le club centralise aujourd'hui sa base d’adhĂ©rents sur Mon Asso Facile. 

❝ On a une vision complĂšte de notre comptabilitĂ©, de nos adhĂ©rents et d’autres Ă©lĂ©ments encore Ă  partir d’un seul outil.

Chaque annĂ©e, Patrick paramĂštre une campagne d’adhĂ©sion sur le logiciel. Il ajoute lui-mĂȘme au sein de la campagne les adhĂ©rents de l’annĂ©e. 

❝ Comme tout est centralisĂ©, si je tape le dĂ©but du prĂ©nom, on me propose tout de suite l’adhĂ©rent correspondant et je prolonge son adhĂ©sion sur la nouvelle annĂ©e. Je retrouve donc Ă  n’importe quel moment mes adhĂ©rents actifs par exemple.

Le module AdhĂ©sions s’adapte aux spĂ©cificitĂ©s du club. 

❝ On a pu paramĂ©trĂ© tous les diffĂ©rents tarifs que l’on a avec les licences. On fait parfois des rĂ©ductions, ce qu’il est possible de gĂ©rer sur Mon Asso Facile. L’équipe a clairement compris ce que cherchaient les associations.

La gestion des adhésions en est révolutionnée !

❝ Comment nous gĂ©rions nos membres avant ? Alors lĂ ... c’était fait sur papier, on notait si la personne avait payĂ© ou non, et voilĂ . Avec trois activitĂ©s et plus de cent adhĂ©rents, ce fonctionnement n’était clairement plus possible.

Cette petite rĂ©volution apporte principalement un gain de temps Ă©norme, qui profite aux bĂ©nĂ©voles de l’association et Ă  Patrick. 

❝ Un gain de temps d’autant plus important que toutes les Ă©critures comptables liĂ©es aux adhĂ©sions au club sont gĂ©nĂ©rĂ©es automatiquement sur Mon Asso Facile. On saisit l’adhĂ©sion d’une personne et hop l’écriture est gĂ©nĂ©rĂ©e ! C’est plus de cent Ă©critures comptables qu’on n’a pas besoin de saisir !

Le lien avec la ComptabilitĂ© permet Ă©galement de suivre les personnes Ă  jour dans leur paiement et de relancer les retardataires par email depuis la plateforme. 

D’autres liens permettent aujourd’hui Ă  Patrick d’automatiser et de simplifier des tĂąches. C’est le cas par exemple de la Communication. Depuis la base de donnĂ©es, les listes de diffusion sont mises Ă  jour automatiquement en fonction de la segmentation de sa base de donnĂ©es. 

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Un site internet, une nĂ©cessitĂ© pour un club qui grandit 

L’ALSG AthlĂ©tisme grandit et a besoin d’une visibilitĂ© sur internet. Avec Mon Asso Facile, le club dispose aujourd’hui d’un outil pour crĂ©er simplement un site internet. 

❝ C'est moi qui ai commencĂ© Ă  faire le site sur le logiciel. Le module Site internet est assez mallĂ©able : on peut crĂ©er des menus, des sous-menus, etc. On a facilement crĂ©Ă© notre site, ainsi qu’un espace pour nos adhĂ©rents.

Sur le site, les adhĂ©rents retrouvent les actualitĂ©s, l’histoire du club ou les prochains Ă©vĂ©nements sportifs auxquels s’inscrire. 

C’est de nouveau le lien entre les modules du logiciel qui rend ceci possible : seules les personnes reconnues comme adhĂ©rentes sur la base de donner peuvent accĂ©der Ă  certaines sections du site internet en se connectant.

Modifiable trĂšs facilement, le site internet est maintenu Ă  jour sans que cela ne prenne trop de temps. 

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Le mot de la fin pour Patrick 

"Mon Asso Facile est un outil modulable, Ă  l’écoute du besoin des associations. C’est au minimum 50% de temps que nous avons gagnĂ© en passant sur le logiciel. Si on me le retire demain ? Eh bien .. je n’irais pas jusqu’à vous Ă©trangler bien sur, mais disons que je serais sincĂšrement dĂ©muni.”

Un grand merci à Patrick d'avoir accepté de répondre à nos questions.

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