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GĂ©rer son club d'aviron sans galère 
avec Mon Asso Facile


Découvrez le témoignage d'Eric Bauer, trésorier bénévole du Cercle de l'Aviron de Strasbourg

Le Cercle de l’Aviron de Strasbourg n’est pas nĂ© de la dernière pluie : crĂ©Ă© en 1911, il compte une centaine d’adhĂ©rents qui se retrouvent autour de leur passion commune pour la rame.

Avec moins de 10 personnes en compétition, le club se concentre sur la pratique en loisir et organise pour ses membres de nombreux événements, rencontres et voyages de groupe à l’étranger.

Blog_Images-usecases_Eric-bauer-avironSa taille humaine fait son charme et constitue l’un de ses principaux atouts : la convivialitĂ© entre les membres. Pour autant, les tâches de gestion ne sont pas nĂ©gligĂ©es, et sont gĂ©rĂ©es depuis 2017 sur Mon Asso Facile.

TrĂ©sorier du club, Eric Bauer explique comment Mon Asso Facile lui Ă©vite de ramer sur la comptabilitĂ© et permet au club de rester Ă  flot sur les autres aspects de gestion quotidienne.

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Le passage de Ciel Comptabilité à Mon Asso Facile

Eric a pris ses fonctions de trésorier du Cercle de l’Aviron de Strasbourg en 2017, sous l’impulsion de son épouse, adhérente du club.

Au moment de sa prise de fonction, le club utilise encore le logiciel Ciel ComptabilitĂ© dont la licence est sur le point d’expirer. La question du renouvellement se pose alors.

Plusieurs Ă©lĂ©ments dissuadaient le bureau de repartir sur Ciel, notamment le fait que le logiciel n’était pas collaboratif, mais aussi que l’ensemble des saisies comptables Ă©taient manuelles

❝ Sur Ciel, l’ancien trésorier devait tout rentrer à la main. Je ne saurais pas dire combien de temps il devait y passer, mais ce qui est sûr, c’est que c’était beaucoup trop !

Face aux difficultĂ©s accumulĂ©es sur Ciel, Eric et le PrĂ©sident du club d’aviron dĂ©cident de se mettre en quĂŞte d’un nouvel outil pour faciliter la gestion comptable.

Ils ont en tĂŞte deux critères indispensables : un logiciel multi-administrateurs d’une part, et simple d’utilisation d’autre part.

Une rapide recherche sur internet leur fait dĂ©couvrir Mon Asso Facile, qui rĂ©pond aux critères d’éligibilitĂ© avec son module Comptable collaboratif et accessible mĂŞme sans compĂ©tence particulière en comptabilitĂ©.

S’ils ne cherchaient pas particulièrement un outil plus complet, les responsables du club se rĂ©jouissent que d’autres modules soient Ă©galement inclus dans l’abonnement comme le CRM, les Galeries Photos ou encore la possibilitĂ© de gĂ©rer les adhĂ©rents.

Ces diffĂ©rents Ă©lĂ©ments les encouragent Ă  tenter le coup. Ils dĂ©marrent un essai gratuit de 30 jours pour dĂ©couvrir le logiciel.

La démonstration de l’outil par une personne de l’équipe Mon Asso facile finit de les séduire.

❝ On passait d’un logiciel 100% comptable - ce qui est rassurant quand on est comptable - à un logiciel extrêmement intégré où les opérations comptables passent automatiquement. On a clairement gagné au change !

L’adoption du logiciel ne crée pas de résistances particulières au sein du club, si ce n’est celles - humaines - inhérentes à tout changement selon Eric.

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La prise en main du module de comptabilité se fait sans vague

Les débuts du club sur Mon Asso Facile portent sur la comptabilité - son besoin premier.

Sur le module dĂ©diĂ©, Eric commence le paramĂ©trage. Dans "Balances initiales", il indique les soldes antĂ©rieurs sur les diffĂ©rents comptes du club. Le trĂ©sorier choisit le niveau "Grand sage" de manière Ă  avoir un maximum d’options pour sa comptabilitĂ©.

❝ Par mes expériences professionnelles, je savais lire un bilan et un compte de résultat. Mais j’avais peu de notions sur le passage des écritures comptables. Finalement, c’est sur Mon Asso Facile que j’ai appris !

DĂ©crite Ă  l’occasion de la dĂ©monstration, la comptabilitĂ© analytique est activĂ©e. De cette manière et pour la première fois de son histoire, le club a la possibilitĂ© de crĂ©er facilement diffĂ©rents budgets pour ses activitĂ©s importantes. Ainsi, Eric peut suivre en un clin d'Ĺ“il les dĂ©penses et recettes qu’il a ventilĂ©es sur les budgets.

La gestion comptable du club est faite avec beaucoup de sĂ©rieux. Eric scanne l’intĂ©gralitĂ© des justificatifs de dĂ©penses et les lie aux Ă©critures comptables directement sur Mon Asso Facile. 

❝ Etre trésorier dans une association prend forcément du temps. Mais Mon Asso Facile en fait gagner considérablement.

Sur la plateforme de gestion du club, Eric prĂ©pare les comitĂ©s mensuels, fait ses prĂ©visions de trĂ©sorerie et en vue de l’AssemblĂ©e gĂ©nĂ©rale, il gĂ©nère tous les documents comptables dont il a besoin

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Tous les aspects de gestion dans le mĂŞme bateau 

Si le besoin premier du club Ă©tait la comptabilitĂ©, le passage Ă  un logiciel tout-en-un comme Mon Asso Facile a ouvert de nouvelles perspectives.

Ainsi, l’utilisation faite par le club ne se limite pas au module comptable. 

Arrêter de ramer côté base de données et rester à flot sur les adhésions

Dès les premiers pas sur Mon Asso Facile, les responsables du club ont importĂ© leur base de donnĂ©es - gĂ©rĂ©e auparavant sur de simples tableaux Excel - sur leur plateforme.

❝ C’était très pratique, nous avons simplement copié/collé les différents champs de nos tableaux Excel et tout a été rapidement importé sur Mon Asso Facile.

Le lien entre la base de donnĂ©es et les adhĂ©sions est Ă©galement apprĂ©ciĂ©.

Avant le passage sur Mon Asso Facile, les adhésions passaient par des formulaires papier que les adhérents devaient récupérer, remplir à la main et remettre au club. C’était une gestion assez artisanale qui exigeait de tout ressaisir à la main dans un tableau Excel.

DĂ©sormais, les adhĂ©sions passent par des campagnes paramĂ©trĂ©es en ligne. Ainsi, lorsqu’une personne adhère au club, ses informations se mettent directement Ă  jour dans la base de donnĂ©es.

❝ Maintenant, ce n’est plus aux responsables du club de ressaisir toutes les informations, ça se fait automatiquement. Les gains de temps sont vraiment élevés pour nous, et notamment pour la coach du club qui gère les adhésions. Et surtout, on sait immédiatement qui est inscrit !

Concernant les campagnes d’adhĂ©sions, Eric effectue le suivi des paiements et le suivi comptable. En 2 clics, il identifie les Ă©ventuels retards de paiement et envoie une petite relance aux personnes concernĂ©es.

Des événements à la pelle pour le club d'aviron

La convivialitĂ© est l’ADN du Cercle de l’Aviron de Strasbourg, et les rencontres entre les membres sont nombreuses, en plus des sessions d’entrainement hebdomadaires.

Toutes ces rencontres se retrouvent en bonne place sur AssoConnect, par le biais de billetteries en ligne. Le premier semestre de 2020 comptabilise Ă  lui seul plus de 30 rencontres !

❝ Ca peut être des soirées du club, des séances vidéos, etc. On organise des stages environnements pour les jeunes l’été. On y met sur AssoConnect toutes les manifestations qui ne rentrent pas dans le calendrier classique du club. Il y en a beaucoup !

La coach du club est responsable de ces Ă©vĂ©nements, elle gère donc les billetteries correspondantes sur Mon Asso Facile. Cela lui permet de savoir exactement le nombre de personnes inscrites pour chaque rencontre.

❝ Evidemment, il existe plein d’autres outils très bien pour les événements, mais à chaque fois, il faut ressaisir, reprendre les informations. Alors que sur AssoConnect, tout est au même endroit.

A l’occasion du Covid-19 et des restrictions liĂ©es Ă  la situation sanitaire, le club a dĂ©couvert la possibilitĂ© de mettre une jauge maximale de places disponibles. Cela a amplement facilitĂ© l’organisation des rencontres et Ă©vitĂ© de devoir gĂ©rer des annulations ou listes d’attente.

Communiquer sans mouliner

Le passage Ă  Mon Asso Facile a permis de mettre en place une newsletter du club. Sans suivre une frĂ©quence particulière, elle est l’occasion de partager les informations intĂ©ressantes sur la vie du Cercle de l’Aviron de Strasbourg.

Y sont donc partagĂ©s, les synthèses et comptes-rendus des comitĂ©s mensuels. Pendant la crise sanitaire du COVID-19, les responsables ont envoyĂ© les consignes concernant les règles de sĂ©curitĂ©.

L’ensemble de ces informations sont également partagées par le biais du module "Articles et Documents" que mettent à jour Eric et ses collègues bénévoles.

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Barrer tous ensemble dans la mĂŞme direction

Pour Eric, le constat est sans appel : AssoConnect offre un gain de temps certain pour tous, aussi bien les bĂ©nĂ©voles que la salariĂ©e.

Pour accompagner au mieux les différents administrateurs sur la plateforme, il a créé un guide d’utilisation de l’outil.

❝ J’ai fait un petit livre d’information sur ce qu’il faut aller regarder sur Mon Asso Facile. Maintenant, les 7 personnes qui utilisent AssoConnect sont autonomes.

Il constate que Mon Asso Facile a permis de remplacer non seulement le logiciel de comptabilitĂ©, mais aussi d’autres outils comme Doodle pour les Ă©vĂ©nements. Il a Ă©galement ouvert la voie Ă  de nouvelles opportunitĂ©s avec la mise en place de la communication et la boutique en ligne pour le club.

❝ Le véritable avantage, c’est de pouvoir tout gérer au même endroit. Si je devais résumer Mon Asso Facile en 3 mots, je dirais complètement intégré, très facile d’utilisation… et recommandé ! Nous l’avons déjà recommandé à plusieurs clubs et comptons bien continuer dans ce sens !

Un grand merci à Eric d'avoir accepté de répondre à nos questions.

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