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GĂ©rer son club d'aviron sans galĂšre 
avec Mon Asso Facile


Découvrez le témoignage d'Eric Bauer, trésorier bénévole du Cercle de l'Aviron de Strasbourg

Le Cercle de l’Aviron de Strasbourg n’est pas nĂ© de la derniĂšre pluie : crĂ©Ă© en 1911, il compte une centaine d’adhĂ©rents qui se retrouvent autour de leur passion commune pour la rame.

Avec moins de 10 personnes en compĂ©tition, le club se concentre sur la pratique en loisir et organise pour ses membres de nombreux Ă©vĂ©nements, rencontres et voyages de groupe Ă  l’étranger.

Blog_Images-usecases_Eric-bauer-avironSa taille humaine fait son charme et constitue l’un de ses principaux atouts : la convivialitĂ© entre les membres. Pour autant, les tĂąches de gestion ne sont pas nĂ©gligĂ©es, et sont gĂ©rĂ©es depuis 2017 sur Mon Asso Facile.

TrĂ©sorier du club, Eric Bauer explique comment Mon Asso Facile lui Ă©vite de ramer sur la comptabilitĂ© et permet au club de rester Ă  flot sur les autres aspects de gestion quotidienne.

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Le passage de Ciel Comptabilité à Mon Asso Facile

Eric a pris ses fonctions de trĂ©sorier du Cercle de l’Aviron de Strasbourg en 2017, sous l’impulsion de son Ă©pouse, adhĂ©rente du club.

Au moment de sa prise de fonction, le club utilise encore le logiciel Ciel ComptabilitĂ© dont la licence est sur le point d’expirer. La question du renouvellement se pose alors.

Plusieurs Ă©lĂ©ments dissuadaient le bureau de repartir sur Ciel, notamment le fait que le logiciel n’était pas collaboratif, mais aussi que l’ensemble des saisies comptables Ă©taient manuelles

❝ Sur Ciel, l’ancien trĂ©sorier devait tout rentrer Ă  la main. Je ne saurais pas dire combien de temps il devait y passer, mais ce qui est sĂ»r, c’est que c’était beaucoup trop !

Face aux difficultĂ©s accumulĂ©es sur Ciel, Eric et le PrĂ©sident du club d’aviron dĂ©cident de se mettre en quĂȘte d’un nouvel outil pour faciliter la gestion comptable.

Ils ont en tĂȘte deux critĂšres indispensables : un logiciel multi-administrateurs d’une part, et simple d’utilisation d’autre part.

Une rapide recherche sur internet leur fait dĂ©couvrir Mon Asso Facile, qui rĂ©pond aux critĂšres d’éligibilitĂ© avec son module Comptable collaboratif et accessible mĂȘme sans compĂ©tence particuliĂšre en comptabilitĂ©.

S’ils ne cherchaient pas particuliĂšrement un outil plus complet, les responsables du club se rĂ©jouissent que d’autres modules soient Ă©galement inclus dans l’abonnement comme le CRM, les Galeries Photos ou encore la possibilitĂ© de gĂ©rer les adhĂ©rents.

Ces diffĂ©rents Ă©lĂ©ments les encouragent Ă  tenter le coup. Ils dĂ©marrent un essai gratuit de 14 jours pour dĂ©couvrir le logiciel.

La dĂ©monstration de l’outil par une personne de l’équipe Mon Asso facile finit de les sĂ©duire.

❝ On passait d’un logiciel 100% comptable - ce qui est rassurant quand on est comptable - Ă  un logiciel extrĂȘmement intĂ©grĂ© oĂč les opĂ©rations comptables passent automatiquement. On a clairement gagnĂ© au change !

L’adoption du logiciel ne crĂ©e pas de rĂ©sistances particuliĂšres au sein du club, si ce n’est celles - humaines - inhĂ©rentes Ă  tout changement selon Eric.

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La prise en main du module de comptabilité se fait sans vague

Les débuts du club sur Mon Asso Facile portent sur la comptabilité - son besoin premier.

Sur le module dĂ©diĂ©, Eric commence le paramĂ©trage. Dans "Balances initiales", il indique les soldes antĂ©rieurs sur les diffĂ©rents comptes du club. Le trĂ©sorier choisit le niveau "Grand sage" de maniĂšre Ă  avoir un maximum d’options pour sa comptabilitĂ©.

❝ Par mes expĂ©riences professionnelles, je savais lire un bilan et un compte de rĂ©sultat. Mais j’avais peu de notions sur le passage des Ă©critures comptables. Finalement, c’est sur Mon Asso Facile que j’ai appris !

DĂ©crite Ă  l’occasion de la dĂ©monstration, la comptabilitĂ© analytique est activĂ©e. De cette maniĂšre et pour la premiĂšre fois de son histoire, le club a la possibilitĂ© de crĂ©er facilement diffĂ©rents budgets pour ses activitĂ©s importantes. Ainsi, Eric peut suivre en un clin d'Ɠil les dĂ©penses et recettes qu’il a ventilĂ©es sur les budgets.

La gestion comptable du club est faite avec beaucoup de sĂ©rieux. Eric scanne l’intĂ©gralitĂ© des justificatifs de dĂ©penses et les lie aux Ă©critures comptables directement sur Mon Asso Facile. 

❝ Etre trĂ©sorier dans une association prend forcĂ©ment du temps. Mais Mon Asso Facile en fait gagner considĂ©rablement.

Sur la plateforme de gestion du club, Eric prĂ©pare les comitĂ©s mensuels, fait ses prĂ©visions de trĂ©sorerie et en vue de l’AssemblĂ©e gĂ©nĂ©rale, il gĂ©nĂšre tous les documents comptables dont il a besoin

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Tous les aspects de gestion dans le mĂȘme bateau 

Si le besoin premier du club Ă©tait la comptabilitĂ©, le passage Ă  un logiciel tout-en-un comme Mon Asso Facile a ouvert de nouvelles perspectives.

Ainsi, l’utilisation faite par le club ne se limite pas au module comptable. 

ArrĂȘter de ramer cĂŽtĂ© base de donnĂ©es et rester Ă  flot sur les adhĂ©sions

DĂšs les premiers pas sur Mon Asso Facile, les responsables du club ont importĂ© leur base de donnĂ©es - gĂ©rĂ©e auparavant sur de simples tableaux Excel - sur leur plateforme.

❝ C’était trĂšs pratique, nous avons simplement copiĂ©/collĂ© les diffĂ©rents champs de nos tableaux Excel et tout a Ă©tĂ© rapidement importĂ© sur Mon Asso Facile.

Le lien entre la base de donnĂ©es et les adhĂ©sions est Ă©galement apprĂ©ciĂ©.

Avant le passage sur Mon Asso Facile, les adhĂ©sions passaient par des formulaires papier que les adhĂ©rents devaient rĂ©cupĂ©rer, remplir Ă  la main et remettre au club. C’était une gestion assez artisanale qui exigeait de tout ressaisir Ă  la main dans un tableau Excel.

DĂ©sormais, les adhĂ©sions passent par des campagnes paramĂ©trĂ©es en ligne. Ainsi, lorsqu’une personne adhĂšre au club, ses informations se mettent directement Ă  jour dans la base de donnĂ©es.

❝ Maintenant, ce n’est plus aux responsables du club de ressaisir toutes les informations, ça se fait automatiquement. Les gains de temps sont vraiment Ă©levĂ©s pour nous, et notamment pour la coach du club qui gĂšre les adhĂ©sions. Et surtout, on sait immĂ©diatement qui est inscrit !

Concernant les campagnes d’adhĂ©sions, Eric effectue le suivi des paiements et le suivi comptable. En 2 clics, il identifie les Ă©ventuels retards de paiement et envoie une petite relance aux personnes concernĂ©es.

Des événements à la pelle pour le club d'aviron

La convivialitĂ© est l’ADN du Cercle de l’Aviron de Strasbourg, et les rencontres entre les membres sont nombreuses, en plus des sessions d’entrainement hebdomadaires.

Toutes ces rencontres se retrouvent en bonne place sur AssoConnect, par le biais de billetteries en ligne. Le premier semestre de 2020 comptabilise Ă  lui seul plus de 30 rencontres !

❝ Ca peut ĂȘtre des soirĂ©es du club, des sĂ©ances vidĂ©os, etc. On organise des stages environnements pour les jeunes l’étĂ©. On y met sur AssoConnect toutes les manifestations qui ne rentrent pas dans le calendrier classique du club. Il y en a beaucoup !

La coach du club est responsable de ces Ă©vĂ©nements, elle gĂšre donc les billetteries correspondantes sur Mon Asso Facile. Cela lui permet de savoir exactement le nombre de personnes inscrites pour chaque rencontre.

❝ Evidemment, il existe plein d’autres outils trĂšs bien pour les Ă©vĂ©nements, mais Ă  chaque fois, il faut ressaisir, reprendre les informations. Alors que sur AssoConnect, tout est au mĂȘme endroit.

A l’occasion du Covid-19 et des restrictions liĂ©es Ă  la situation sanitaire, le club a dĂ©couvert la possibilitĂ© de mettre une jauge maximale de places disponibles. Cela a amplement facilitĂ© l’organisation des rencontres et Ă©vitĂ© de devoir gĂ©rer des annulations ou listes d’attente.

Communiquer sans mouliner

Le passage Ă  Mon Asso Facile a permis de mettre en place une newsletter du club. Sans suivre une frĂ©quence particuliĂšre, elle est l’occasion de partager les informations intĂ©ressantes sur la vie du Cercle de l’Aviron de Strasbourg.

Y sont donc partagĂ©s, les synthĂšses et comptes-rendus des comitĂ©s mensuels. Pendant la crise sanitaire du COVID-19, les responsables ont envoyĂ© les consignes concernant les rĂšgles de sĂ©curitĂ©.

L’ensemble de ces informations sont Ă©galement partagĂ©es par le biais du module "Articles et Documents" que mettent Ă  jour Eric et ses collĂšgues bĂ©nĂ©voles.

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Barrer tous ensemble dans la mĂȘme direction

Pour Eric, le constat est sans appel : AssoConnect offre un gain de temps certain pour tous, aussi bien les bĂ©nĂ©voles que la salariĂ©e.

Pour accompagner au mieux les diffĂ©rents administrateurs sur la plateforme, il a crĂ©Ă© un guide d’utilisation de l’outil.

❝ J’ai fait un petit livre d’information sur ce qu’il faut aller regarder sur Mon Asso Facile. Maintenant, les 7 personnes qui utilisent AssoConnect sont autonomes.

Il constate que Mon Asso Facile a permis de remplacer non seulement le logiciel de comptabilitĂ©, mais aussi d’autres outils comme Doodle pour les Ă©vĂ©nements. Il a Ă©galement ouvert la voie Ă  de nouvelles opportunitĂ©s avec la mise en place de la communication et la boutique en ligne pour le club.

❝ Le vĂ©ritable avantage, c’est de pouvoir tout gĂ©rer au mĂȘme endroit. Si je devais rĂ©sumer Mon Asso Facile en 3 mots, je dirais complĂštement intĂ©grĂ©, trĂšs facile d’utilisation
 et recommandĂ© ! Nous l’avons dĂ©jĂ  recommandĂ© Ă  plusieurs clubs et comptons bien continuer dans ce sens !

Un grand merci à Eric d'avoir accepté de répondre à nos questions.

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