Découvrez le témoignage d'Eric Bauer, trésorier bénévole du Cercle de l'Aviron de Strasbourg
Le Cercle de lâAviron de Strasbourg nâest pas nĂ© de la derniĂšre pluie : créé en 1911, il compte une centaine dâadhĂ©rents qui se retrouvent autour de leur passion commune pour la rame.
Avec moins de 10 personnes en compĂ©tition, le club se concentre sur la pratique en loisir et organise pour ses membres de nombreux Ă©vĂ©nements, rencontres et voyages de groupe Ă lâĂ©tranger.
Sa taille humaine fait son charme et constitue lâun de ses principaux atouts : la convivialitĂ© entre les membres. Pour autant, les tĂąches de gestion ne sont pas nĂ©gligĂ©es, et sont gĂ©rĂ©es depuis 2017 sur Mon Asso Facile.
Trésorier du club, Eric Bauer explique comment Mon Asso Facile lui évite de ramer sur la comptabilité et permet au club de rester à flot sur les autres aspects de gestion quotidienne.
Eric a pris ses fonctions de trĂ©sorier du Cercle de lâAviron de Strasbourg en 2017, sous lâimpulsion de son Ă©pouse, adhĂ©rente du club.
Au moment de sa prise de fonction, le club utilise encore le logiciel Ciel ComptabilitĂ© dont la licence est sur le point dâexpirer. La question du renouvellement se pose alors.
Plusieurs Ă©lĂ©ments dissuadaient le bureau de repartir sur Ciel, notamment le fait que le logiciel nâĂ©tait pas collaboratif, mais aussi que lâensemble des saisies comptables Ă©taient manuelles.
â Sur Ciel, lâancien trĂ©sorier devait tout rentrer Ă la main. Je ne saurais pas dire combien de temps il devait y passer, mais ce qui est sĂ»r, câest que câĂ©tait beaucoup trop !
Face aux difficultĂ©s accumulĂ©es sur Ciel, Eric et le PrĂ©sident du club dâaviron dĂ©cident de se mettre en quĂȘte dâun nouvel outil pour faciliter la gestion comptable.
Ils ont en tĂȘte deux critĂšres indispensables : un logiciel multi-administrateurs dâune part, et simple dâutilisation dâautre part.
Une rapide recherche sur internet leur fait dĂ©couvrir Mon Asso Facile, qui rĂ©pond aux critĂšres dâĂ©ligibilitĂ© avec son module Comptable collaboratif et accessible mĂȘme sans compĂ©tence particuliĂšre en comptabilitĂ©.
Sâils ne cherchaient pas particuliĂšrement un outil plus complet, les responsables du club se rĂ©jouissent que dâautres modules soient Ă©galement inclus dans lâabonnement comme le CRM, les Galeries Photos ou encore la possibilitĂ© de gĂ©rer les adhĂ©rents.
Ces différents éléments les encouragent à tenter le coup. Ils démarrent un essai gratuit de 14 jours pour découvrir le logiciel.
La dĂ©monstration de lâoutil par une personne de lâĂ©quipe Mon Asso facile finit de les sĂ©duire.
â On passait dâun logiciel 100% comptable - ce qui est rassurant quand on est comptable - Ă un logiciel extrĂȘmement intĂ©grĂ© oĂč les opĂ©rations comptables passent automatiquement. On a clairement gagnĂ© au change !
Lâadoption du logiciel ne crĂ©e pas de rĂ©sistances particuliĂšres au sein du club, si ce nâest celles - humaines - inhĂ©rentes Ă tout changement selon Eric.
Les débuts du club sur Mon Asso Facile portent sur la comptabilité - son besoin premier.
Sur le module dĂ©diĂ©, Eric commence le paramĂ©trage. Dans "Balances initiales", il indique les soldes antĂ©rieurs sur les diffĂ©rents comptes du club. Le trĂ©sorier choisit le niveau "Grand sage" de maniĂšre Ă avoir un maximum dâoptions pour sa comptabilitĂ©.
â Par mes expĂ©riences professionnelles, je savais lire un bilan et un compte de rĂ©sultat. Mais jâavais peu de notions sur le passage des Ă©critures comptables. Finalement, câest sur Mon Asso Facile que jâai appris !
DĂ©crite Ă lâoccasion de la dĂ©monstration, la comptabilitĂ© analytique est activĂ©e. De cette maniĂšre et pour la premiĂšre fois de son histoire, le club a la possibilitĂ© de crĂ©er facilement diffĂ©rents budgets pour ses activitĂ©s importantes. Ainsi, Eric peut suivre en un clin d'Ćil les dĂ©penses et recettes quâil a ventilĂ©es sur les budgets.
La gestion comptable du club est faite avec beaucoup de sĂ©rieux. Eric scanne lâintĂ©gralitĂ© des justificatifs de dĂ©penses et les lie aux Ă©critures comptables directement sur Mon Asso Facile.
â Etre trĂ©sorier dans une association prend forcĂ©ment du temps. Mais Mon Asso Facile en fait gagner considĂ©rablement.
Sur la plateforme de gestion du club, Eric prĂ©pare les comitĂ©s mensuels, fait ses prĂ©visions de trĂ©sorerie et en vue de lâAssemblĂ©e gĂ©nĂ©rale, il gĂ©nĂšre tous les documents comptables dont il a besoin.
Si le besoin premier du club était la comptabilité, le passage à un logiciel tout-en-un comme Mon Asso Facile a ouvert de nouvelles perspectives.
Ainsi, lâutilisation faite par le club ne se limite pas au module comptable.
DÚs les premiers pas sur Mon Asso Facile, les responsables du club ont importé leur base de données - gérée auparavant sur de simples tableaux Excel - sur leur plateforme.
â CâĂ©tait trĂšs pratique, nous avons simplement copiĂ©/collĂ© les diffĂ©rents champs de nos tableaux Excel et tout a Ă©tĂ© rapidement importĂ© sur Mon Asso Facile.
Le lien entre la base de données et les adhésions est également apprécié.
Avant le passage sur Mon Asso Facile, les adhĂ©sions passaient par des formulaires papier que les adhĂ©rents devaient rĂ©cupĂ©rer, remplir Ă la main et remettre au club. CâĂ©tait une gestion assez artisanale qui exigeait de tout ressaisir Ă la main dans un tableau Excel.
DĂ©sormais, les adhĂ©sions passent par des campagnes paramĂ©trĂ©es en ligne. Ainsi, lorsquâune personne adhĂšre au club, ses informations se mettent directement Ă jour dans la base de donnĂ©es.
â Maintenant, ce nâest plus aux responsables du club de ressaisir toutes les informations, ça se fait automatiquement. Les gains de temps sont vraiment Ă©levĂ©s pour nous, et notamment pour la coach du club qui gĂšre les adhĂ©sions. Et surtout, on sait immĂ©diatement qui est inscrit !
Concernant les campagnes dâadhĂ©sions, Eric effectue le suivi des paiements et le suivi comptable. En 2 clics, il identifie les Ă©ventuels retards de paiement et envoie une petite relance aux personnes concernĂ©es.
La convivialitĂ© est lâADN du Cercle de lâAviron de Strasbourg, et les rencontres entre les membres sont nombreuses, en plus des sessions dâentrainement hebdomadaires.
Toutes ces rencontres se retrouvent en bonne place sur AssoConnect, par le biais de billetteries en ligne. Le premier semestre de 2020 comptabilise Ă lui seul plus de 30 rencontres !
â Ca peut ĂȘtre des soirĂ©es du club, des sĂ©ances vidĂ©os, etc. On organise des stages environnements pour les jeunes lâĂ©tĂ©. On y met sur AssoConnect toutes les manifestations qui ne rentrent pas dans le calendrier classique du club. Il y en a beaucoup !
La coach du club est responsable de ces événements, elle gÚre donc les billetteries correspondantes sur Mon Asso Facile. Cela lui permet de savoir exactement le nombre de personnes inscrites pour chaque rencontre.
â Evidemment, il existe plein dâautres outils trĂšs bien pour les Ă©vĂ©nements, mais Ă chaque fois, il faut ressaisir, reprendre les informations. Alors que sur AssoConnect, tout est au mĂȘme endroit.
A lâoccasion du Covid-19 et des restrictions liĂ©es Ă la situation sanitaire, le club a dĂ©couvert la possibilitĂ© de mettre une jauge maximale de places disponibles. Cela a amplement facilitĂ© lâorganisation des rencontres et Ă©vitĂ© de devoir gĂ©rer des annulations ou listes dâattente.
Le passage Ă Mon Asso Facile a permis de mettre en place une newsletter du club. Sans suivre une frĂ©quence particuliĂšre, elle est lâoccasion de partager les informations intĂ©ressantes sur la vie du Cercle de lâAviron de Strasbourg.
Y sont donc partagés, les synthÚses et comptes-rendus des comités mensuels. Pendant la crise sanitaire du COVID-19, les responsables ont envoyé les consignes concernant les rÚgles de sécurité.
Lâensemble de ces informations sont Ă©galement partagĂ©es par le biais du module "Articles et Documents" que mettent Ă jour Eric et ses collĂšgues bĂ©nĂ©voles.
Pour Eric, le constat est sans appel : AssoConnect offre un gain de temps certain pour tous, aussi bien les bénévoles que la salariée.
Pour accompagner au mieux les diffĂ©rents administrateurs sur la plateforme, il a créé un guide dâutilisation de lâoutil.
â Jâai fait un petit livre dâinformation sur ce quâil faut aller regarder sur Mon Asso Facile. Maintenant, les 7 personnes qui utilisent AssoConnect sont autonomes.
Il constate que Mon Asso Facile a permis de remplacer non seulement le logiciel de comptabilitĂ©, mais aussi dâautres outils comme Doodle pour les Ă©vĂ©nements. Il a Ă©galement ouvert la voie Ă de nouvelles opportunitĂ©s avec la mise en place de la communication et la boutique en ligne pour le club.
â Le vĂ©ritable avantage, câest de pouvoir tout gĂ©rer au mĂȘme endroit. Si je devais rĂ©sumer Mon Asso Facile en 3 mots, je dirais complĂštement intĂ©grĂ©, trĂšs facile dâutilisation⊠et recommandĂ© ! Nous lâavons dĂ©jĂ recommandĂ© Ă plusieurs clubs et comptons bien continuer dans ce sens !
Un grand merci à Eric d'avoir accepté de répondre à nos questions.
AssoConnect
34 rue du Sentier
75002 PARIS