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Gagner 50% de temps de gestion des adhésions
grâce à la solution Mon Asso Facile


Découvrez le témoignage d'Alexandre Reyneau

En avril 2019, la MAIF et AssoConnect s’associent et lancent Mon Asso Facile, un outil de gestion en ligne dĂ©diĂ© aux associations. Plus de 300 associations utilisent aujourd’hui Mon Asso Facile. 

Le Club HB Sud 79, situĂ© dans les Deux-Sèvres Ă  cĂ´tĂ© de Niort, en fait partie. NĂ© en 2015 d’une fusion entre deux clubs de la rĂ©gion, le Club HB Sud 79 totalise aujourd’hui plus de 200 licenciĂ©s. Quarante personnes, bĂ©nĂ©voles, entraĂ®neurs et salariĂ©s participent Ă  la bonne conduite du club. 

Membre du Conseil d’Administration depuis la crĂ©ation du Club, Alexandre Rayneau en devient PrĂ©sident en 2018. A l’origine de l’adoption de la solution Mon Asso Facile, Alexandre nous raconte les Ă©tapes qui ont menĂ© le club vers le logiciel. 

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S’épargner 600 feuilles à scanner à chaque rentrée sportive

A son arrivĂ©e en 2015, Alexandre est en charge de la numĂ©risation du club. Lors de la fusion des sections de handball de Saint-Symphorien et de Beauvoir-sur-Niort, un Ă©tat des lieux est dressĂ©. Alexandre constate rapidement qu’aucun des 2 anciens clubs ne disposent d’outil numĂ©rique. Ainsi, la comptabilitĂ© et la gestion des adhĂ©sions se font sur Excel. 

Si progressivement des outils numĂ©riques sont introduits pour moderniser le club (site internet, boutique en ligne), la gestion des adhĂ©sions sur Excel persiste. 

En 2019, cela commence Ă  poser de rĂ©els problèmes. Il est Ă©vident pour Alexandre qu’il faut soulager la charge de travail des bĂ©nĂ©voles pendant la pĂ©riode d’inscription. 

❝ Avant Mon Asso Facile, toutes les adhésions au club se font sur papier. Les joueurs devaient se déplacer à l’accueil où les bénévoles se relayaient lors de permanences pour procéder aux inscriptions.

Concrètement, les joueurs arrivent et remplissent deux dossiers d’inscription papier : un pour le club, un pour la FĂ©dĂ©ration de Handball. 

❝ Les bénévoles devaient ensuite traiter les deux dossiers. Le dossier d’inscription au club était retranscrit sur un fichier Excel et le dossier pour la Fédération scanné dans le système de gestion de licence (Gesthand) de cette dernière. En somme, les bénévoles faisaient tout de A à Z.

Ce fonctionnement nécessite alors au moins quatre personnes et il est rare de clôturer les adhésions avant le mois de Novembre.

❝ C’est simple, pour chaque dossier, c’était trois scans. Avec 200 licenciés, c’est 600 scans. Les gens s’épuisaient alors qu’ils ne sont que des bénévoles. Ça devenait vraiment trop complexe. On allait perdre des bénévoles ce qui pouvait mettre en péril la pérennité du club.

Alexandre cherche donc une solution dès le dĂ©but de l’étĂ© 2019. 

❝ J’ai testé plusieurs solutions spécialisées dans la gestion des adhésions. J’ai choisi Mon Asso Facile en raison de toutes les fonctionnalités proposées.

Le Club HB Sud 79 se lance alors dans l’utilisation du logiciel, en dĂ©butant par les adhĂ©sions. 

❝ Le fonctionnement pour les adhésions avec Mon Asso Facile a été testé pour la première fois cette année. Le résultat ? 50% de temps gagné ! Et encore, ce n’est que la première année, je pense que l’année prochaine, on peut faire mieux encore !

Avec Mon Asso Facile, les adhĂ©sions se font dĂ©sormais en ligne. 

Les adhérents peuvent s’inscrire de chez eux depuis leur ordinateur. Toutes les informations sont alors remontées sur Mon Asso Facile.

Dès que le club reçoit l’adhĂ©sion, un bĂ©nĂ©vole envoie un lien Ă  l’adhĂ©rent pour qu’il finalise lui-mĂŞme sur son espace personnel son affiliation Ă  la FĂ©dĂ©ration. 

❝ On demande maintenant aux adhérents de gérer de manière autonome leur adhésion au club et leur affiliation à la Fédération.

Les missions des bĂ©nĂ©voles sont dĂ©sormais mieux dĂ©limitĂ©es et consistent principalement en de l’accompagnement et de la vĂ©rification sur les saisies. 

Les bénévoles ont diminué de 50% le temps qu’ils allouent à la gestion des adhésions.

 

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Accompagner bénévoles et adhérents dans la transition vers une solution en ligne

Du cĂ´tĂ© du club, Alexandre constate qu’il y a eu peu de rĂ©sistance Ă  l’adoption de Mon Asso Facile. 

❝ J’ai pris en main l’outil de mon côté. J’ai fait la plupart des paramétrages en amont : campagne d’adhésion, grille tarifaire, etc. J’ai fait une session de formation de deux heures sur la partie Adhésions pour les personnes qui gèrent l’accueil et c’était bon.

Un changement qui se fait donc en douceur pour les bĂ©nĂ©voles. 

❝ C’est une aide énorme pour les bénévoles qui ont adopté la solution sans difficultés particulières. Le plus gros enjeux était du côté des adhérents. Pour eux, c’est clair que le changement était plus important : ils ne devaient rien faire avant, et doivent maintenant presque tout faire ! Là, il a fallu accompagner et expliquer.

Dans l'ensemble, la population du club n’oppose pas de rĂ©sistance Ă  ces nouveautĂ©s mais Alexandre est tout de mĂŞme vigilant. 

❝ Pour faciliter la transition, nous avons conservé des permanences pour que les personnes puissent venir poser leurs questions, faire leurs scans. Les bénévoles les guident alors dans leur inscription. Nous avons même mis des tablettes à disposition.

En amont, un gros travail de communication est fait pour expliquer les changements. Pour la prochaine saison, Alexandre prĂ©voit une communication encore plus efficace. 

❝ Maintenant que l’on sait exactement comment les adhésions se passent, on va pouvoir être encore plus clair. On va sans doute encore gagner du temps à la prochaine rentrée.

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Une volonté : centraliser les outils sur une unique solution

Après les adhĂ©sions, d’autres pans de la gestion du club basculent progressivement sur Mon Asso Facile. 

❝ Ce n’était pas seulement les adhésions qui étaient chronophages, mais aussi la comptabilité, la gestion des événements, un site internet qui ne fonctionnaient plus trop, etc.

Entre 2015 et 2019, avant de dĂ©couvrir Mon Asso Facile, Alexandre met en place quelques outils numĂ©riques. 

❝ Pour la comptabilité, on partait d’un fichier Excel en 2015. Au bout d’un an, on a testé une solution gratuite trouvée sur internet. Trop limitée, on a du en changer au bout d’un an. En 2017, on est passé sur BasiCompta, notamment parce que le Comité Olympique nous proposait de nous accompagner et de nous former à l’utilisation de l’outil. On est toujours sur BasiCompta aujourd’hui mais pour la saison prochaine, c’est décidé : on passe sur Mon Asso Facile.

Pourquoi cette volontĂ© ? A la fois pour tout centraliser Ă  un endroit, mais aussi parce que le travail de comptabilitĂ© est dĂ©jĂ  Ă  moitiĂ© fait sur Mon Asso Facile. En effet, le système d’adhĂ©sions permet une gĂ©nĂ©ration automatique de l’écriture comptable dès lors qu’un adhĂ©rent s’inscrit. 

❝ Nous avons une trésorière et une comptable. Elles travaillent aujourd’hui sur BasiCompta mais récupèrent déjà les journaux générés par Mon Asso Facile sur les Adhésions. Concrètement, c’est plus de 200 lignes comptables qu’elles n’ont pas à saisir. Une partie de notre comptabilité nous venant tout droit du logiciel, autant basculer le reste.

De plus, le club gère aujourd’hui ses Ă©vĂ©nements et sa boutique en ligne sur Mon Asso Facile. 

De la mĂŞme manière, les Ă©critures comptables liĂ©es Ă  ces ventes sont gĂ©nĂ©rĂ©es automatiquement sur le module de ComptabilitĂ© de Mon Asso Facile. Les saisies Ă  faire sur BasiCompta sont ainsi de moins en moins nombreuses. 

Les bĂ©nĂ©voles font Ă©galement le suivi des paiements depuis Mon Asso Facile qui permet d’avoir une visibilitĂ© très rapide sur les statuts des paiement de chaque adhĂ©rent. 

❝ Autant de raisons supplémentaires pour passer la comptabilité sur Mon Asso Facile.

MĂŞme combat pour le site internet. Suite Ă  la fusion en 2015, le site internet d’un des anciens clubs est conservĂ©. 

❝ C’était un site assez vétuste et sponsorisé, il y avait donc des publicités dans tous les sens. Ce n’était pas l’idéal.

Alexandre commence donc Ă  dĂ©velopper un site sur Wix, sur lequel il gère Ă  l’époque les Ă©vĂ©nements et une boutique en ligne. 

âťť Un fonctionnement qui nous allait très bien mais aujourd’hui nous souhaitons basculer tout ça sur Mon Asso Facile qui permet Ă©galement de crĂ©er un site. Notre site actuel n’est plus vraiment  utilisĂ© aujourd’hui, nous redirigeons dĂ©jĂ  la plupart des gens vers les pages d’évĂ©nements et de boutique en ligne que nous avons mises en place sur Mon Asso Facile.

Aujourd’hui, il ne reste plus qu’à migrer les pages de présentation du club et le nom de domaine. Le changement définitif est prévu pour la rentrée prochaine.

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Le mot de la fin pour Alexandre

❝ Mon Asso Facile est un logiciel simple d’utilisation, qui se met facilement en place au sein d’une association. Si on nous retirait le logiciel demain ? Je ne pense pas que cela nous empêcherait complètement de fonctionner, on trouverait d’autres solutions, on pourrait développer nous-mêmes des choses par exemple... Mais très vite, il nous faudrait retrouver une solution pérenne comme Mon Asso Facile. Un des gros avantages d’un logiciel comme celui-ci est qu’il ne dépend de personne, le départ d’un membre ne met pas en péril la gestion de l’association.

Un grand merci à Alexandre d'avoir accepté de répondre à nos questions.

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