Associations : tout savoir sur le bulletin d'adhésion

Parmi les incontournables pour une association loi 1901, au même titre que la création de ses statuts ou de son assemblée générale, se doter de bulletins d’inscription pour ses adhérents.

Pour formaliser l’adhésion de ses membres, l’association peut en effet mettre en place un bulletin d’inscription ou une fiche d’adhésion.

Informations obligatoires et facultatives, inscription en ligne ou modèles de fiche d’inscription à télécharger, … tout ce qu’il faut savoir sur le bulletin d’adhésion à une association loi 1901.

Accrochez-vous, c’est parti !

C’est quoi un bulletin d’adhésion d’une association ?

Pour une personne qui souhaite rejoindre une association loi 1901, le bulletin d’adhésion permet de devenir adhérent et prouve votre adhésion. Pour l’association, délivrer une telle fiche d’inscription c’est la preuve que le nouveau membre fait bien partie de la liste des membres de l’association.

A quoi sert de faire des bulletins d’inscription pour une association ?

Cette fiche d’adhésion associative est essentielle pour officialiser l’arrivée de nouveaux adhérents. Pour les membres plus anciens, à condition de l’actualiser chaque année, la fiche d’adhésion prouvera en outre qu’ils sont bien à jour de leurs cotisations, et font donc toujours partie de la liste des membres de l’association.

Comment créer et remplir son bulletin individuel d’adhésion ?

Le bulletin d’adhésion d’association peut être créé physiquement, sur une feuille A4 ou A5 par exemple, ou de façon dématérialisée.

Dans les deux cas, il est recommandé que l’association donne à ses nouveaux membres une preuve de leur adhésion.

Pour l’association, le formulaire d’adhésion sera ainsi un moyen simple de collecter et contrôler les informations relatives aux adhérents, leur qualité, leurs nombres, etc.

Ce formulaire est généralement constitué de deux parties distinctes :

1. le bulletin d’adhésion proprement dit, à remplir par l’adhérent, et à conserver par l’association : l’adhérent rempli les champs en renseignant ses informations personnelles.
2. le reçu à remplir par l’association et à conserver par l’adhérent : c’est la preuve pour l’adhérent que l’association a bien reçu son bulletin d’adhésion, qu’il fait partie de la liste de ses membres, et qu’il est à jour de ses cotisations.

Le bulletin d’adhésion est-il obligatoire pour mon association ?

La loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association n’exige pas des associations de fournir un bulletin d’inscription ou une fiche d’adhésion.

Il est obligatoire uniquement si les statuts de votre association le mentionnent. Il faut alors suivre ce qui est indiqué dans vos statuts pour le processus d’adhésion.

Dans le cas où cela n’est pas indiqué de façon explicite dans vos statuts, les bulletins d’adhésion sont optionnels pour votre association.

Les informations indispensables pour le bulletin d’adhésion de votre association loi 1901

Quoique, non obligatoire, élaborer un bulletin d’adhésion représente un réel gain de temps dans la gestion courante de votre association.

Car, il permet notamment :

• • de collecter rapidement les informations pratiques à propos de vos membres,
  • de tenir à jour les informations relatives à vos membres (nouveaux et anciens)
  • de tenir à jour et organiser des listes de vos membres
  • de communiquer plus efficacement avec vos membres actifs (via l’envoi de e-mailing par exemple)
  • etc.

Quelles sont les informations à renseigner dans le bulletin d’adhésion de votre association loi 1901 ?

Du fait qu’il ne soit pas obligatoire, il n’existe pas franchement de règles établies s’agissant ce que doit comporter comme contenu votre bulletin d’adhésion.

Les informations demandées dépendront donc de la nature de votre association, de votre mode de fonctionnement et de vos activités.

Dans les fiches d’inscription, certaines informations font cependant l’unanimité, et sont généralement demandées par toutes les associations à leurs adhérents.

Il s’agit de :

• • l’identité des adhérents : nom, prénom, date de naissance,
  • leurs informations de contact : email, numéro de téléphone,
  • leur adresse postale adresse postale adresse postale
  • le montant des frais d’adhésion
  • les modes de paiement possibles pour régler l’adhésion
  • les réductions éventuelles sur les tarifs d’adhésion : le quotient familial par exemple, ou le handicap éventuel et le niveau d’invalidité

Les mentions particulières à renseigner selon votre association

Les mentions particulières et les demandes de documents pour compléter la nouvelle adhésion dépendent principalement de l’activité exercée par votre association, pratiques sportives ou culturelles, et des ses statuts.

Une association sportive par exemple demandera le niveau et la condition physique de ses adhérents, ce que ne demandera pas une association culturelle.

Vous pouvez donc aussi ajouter des informations complémentaires.

Comme :

• • les personnes à contacter en cas d’urgence
  • le niveau de l’adhérent pour une association sportive : débutant, intermédiaire, expert, …
  • ou encore le nombre d’années de pratique pour une association musicale

L’autorisation parentale pour l’adhésion d’un mineur à votre association loi 1901

D’après la loi n°2017-86 du 27 janvier 2017 relative à l’égalité et à la citoyenneté, en France, tout mineur a le droit d’adhérer librement à une association sans autorisation parentale. Partant du principe que le mineur a obtenu une autorisation verbale de ses parents.

Afin de vous éviter tout litige, nous vous conseillons cependant de demander une autorisation parentale lors de l’adhésion d’un mineur.

Les certificats médicaux pour votre association

Idem, si votre association est affiliée à une fédération sportive, et propose des activités sportives, il peut être demandé à vos adhérents de fournir un certificat médical pour la pratique du sport concerné.

Bon à savoir : les certificats médicaux étaient jusqu’à peu obligatoires pour les mineurs pratiquant un activité sportive affiliée à une fédération.

Cette obligation a été assouplie en mai 2021 par le ministère des sports et remplacé par un questionnaire de santé pour les mineurs.

Reste que, même si les associations ne sont pas obligées légalement de demander de certificat médical s’il n’y a pas de pratique de sport de compétition, il est néanmoins fortement conseillé aux associations sportives, affiliées ou non à une fédération sportive, notamment d’en faire la demande pour des questions d’assurance.

La protection des données personnelles collectées par votre association et le respect du RGPD

Vous n’avez pas pu passer à côté du Règlement Général sur la Protection des Données personnelles ou RGPD.

Cette réglementation a en effet revu en Europe la façon de collecter des informations personnelles sur les citoyens. Exigeant notamment une vigilance accrue de la part de tous les organismes qui traitent ces données.

Évidemment, le bulletin d’adhésion de votre association ne pourra échapper au RGPD.

Que vous proposiez un bulletin d’adhésion en ligne ou sur papier, vous devrez ainsi faire mention de l’utilisation des données collectées. Votre association ne devant collecter que des données utiles et pertinentes pour son activité.

L’accord pour le droit à l’image des nouveaux adhérents

En France, la loi sur le droit à l’image précise que “chaque personne dispose d’un droit exclusif sur son image et l’utilisation qui en est faite”.

Si vous comptez prendre en photo vos adhérents dans le cadre de leur pratique ou des évènements liés à la vie associative, il peut donc être utile d’intégrer la mention de ce droit à l’image dans votre bulletin d’adhésion.

Ce qui vous évitera les mauvaises surprises si vous publiez ces photos sur votre site internet, vos réseaux sociaux ou les différentes plaquettes promotionnelles ou communications de votre association.

Le règlement intérieur de votre association

Si votre association dispose d’un règlement intérieur, pensez aussi à le mentionner dans votre fiche d’inscription. Faites figurer aussi vos statuts, et demandez à vos futurs adhérents de les signer.

La décharge de responsabilité pour votre association

En intégrant votre règlement intérieur et vos statuts à votre fiche d’inscription, vous pourrez en effet vous dégager de votre responsabilité, si l’adhérent s’en exonère.

Que privilégier entre l’adhésion en ligne ou l’adhésion sur papier ?

Les avantages d’une inscription en ligne

Pour les adhérents comme pour l’association, les adhésions en ligne présentent de nombreux avantages. D’abord, un gain de temps pour l’adhérent qui pourra effectuer ses démarches en seulement quelques clics. Ensuite, un gain de temps pour l’association dans le traitement et la gestion des bulletins d’inscription. Fini notamment la double saisie, et le risque d’erreur qui va avec. Enfin, l’adhésion en ligne permettra de sécuriser les flux d’argent au sein de votre association.

Les avantages d’une fiche d’adhésion papier

L’adhésion papier conserve certains avantages comme la possibilité de classer et conserver les adhésions sur papier, rassurer ses membres moins à l’aise avec l’informatique et internet, et ainsi rester accessible à tous.

Rien ne vous empêche par ailleurs de proposer les deux modes d’inscriptions, adhésion en ligne ou inscription papier, aux membres de votre association.

Où trouver le bulletin individuel d’adhésion ?

Vous trouverez le bulletin individuel d’adhésion généralement sur le site internet de l’association ou sur simple demande auprès du secrétariat de l’association, par téléphone, mail ou par courrier.

Un modèle de bulletin d’inscription en ligne

Si vous avez décidé de proposer l’adhésion en ligne à vos membres, le module d’adhésion proposé par Mon Asso Facile vous permettra de simplifier la gestion administrative de votre association.

Un formulaire d’adhésion personnalisable à l’envi

Grâce à ce formulaire, vous pourrez en effet collecter les informations de votre choix sur vos adhérents, en paramétrant rapidement les différents champs à compléter.

Notamment :

• • Vos tarifs, en proposant des réductions éventuelles à certaines catégories d’adhérents
  • Rattacher une adhésion à une catégorie comptable
  • Ajouter des prestations optionnelles comme la vente de produits ou l’inscription au prochain événement proposé par l’association.

Gagner du temps sur vos adhésions grâce à Internet

Bon à savoir : avec l’offre Mon Asso Facile Performance, à chaque adhésion, des factures ou reçus fiscaux peuvent être générés automatiquement et envoyés par mail à vos adhérents, en fonction de ce que vous aurez configuré, bien évidemment.

Vos adhérents seront également enregistrés de manière automatique dans votre base de membres.

Vous disposerez ainsi de leur historique d’adhésion ou d’achats sur plusieurs années, et vous pourrez ainsi utiliser vos statistiques pour développer votre association et adapter votre communication à votre communauté.

Un exemple de bulletin d’adhésion à télécharger

Et, si vous souhaitiez continuer à proposer un bulletin papier à vos membres, avant de télécharger un modèle de bulletin d’adhésion d’association, vous devrez vous assurer celui-ci comporte bien ces différentes informations.

Parmi les nombreux modèles de bulletin d’adhésion (format PDF ou Word) que vous pourrez trouver sur internet, nous vous suggérons le modèle de bulletin d’adhésion personnalisable que notre partenaire Asso Connect met également à votre disposition dans le cadre de nos offres Mon Asso Facile, vous permettant de simplifier la gestion administrative de votre association.

Pour aller plus loin : sur la gestion quotidienne de votre association

Comment créer un bulletin d’adhésion ? Comment remplir un bulletin individuel d’adhésion ? Comment devenir membre de l’association ? Le rôle du secrétaire, du trésorier. Etc.

Pour en savoir plus sur la gestion de votre association, consultez l’ensemble des guides pratiques que nous proposons aux associations sur le fonctionnement des associations loi 1901. Un éclairage complet et pédagogique sur les questions juridiques et sociales liées au fonctionnement de votre association ainsi que des informations pratiques pour vous aider à organiser vos activités.

Et aussi : Découvrez notre guide pratique “5 étapes clés pour réussir la création de votre association” dans lequel vous trouverez les réponses aux principales questions que vous vous posez avant de lancer votre projet associatif.