En France, près d'une personne sur quatre est engagée dans le secteur associatif, soit plus de 16 millions de personnes. Nos 1,3 million d'associations dépendent donc énormément d’eux !
Bien que les bénévoles ne perçoivent pas de rémunération, les associations peuvent prendre en charge certains frais liés à leur activité.
En tant que responsable associatif, vous pourriez être amené à mettre en place des dispositifs de remboursement ou d'indemnisation pour les dépenses engagées par vos bénévoles. Vous trouverez les détails sur la manière de les intégrer dans votre comptabilité associative en consultant le Plan Comptable spécifique aux associations.
- Indemniser ses bénévoles
- La loi et l’indemnisation
- Le don d’indemnisations
- La préparation des remboursements
- L’indemnisation au forfait
Laissez-moi tout vous expliquer !
Comment indemniser vos bénévoles ?
Les informations clés à avoir en tête
Bien que le concept de bénévolat soit largement répandu, il n'existe pas de cadre juridique strict pour le définir. Vous pouvez cependant retenir trois critères essentiels.
Premièrement, l'absence de rémunération est la pierre angulaire du bénévolat. Les personnes qui s'investissent dans votre cause le font sans attendre de compensation financière.
Cela n'exclut pas, bien entendu, d'autres formes de gratification personnelle telles que l'épanouissement ou l'acquisition de nouvelles compétences.
Le deuxième point crucial concerne la liberté du bénévole. Contrairement à un salarié, il n'existe pas de relation hiérarchique formelle entre votre association et vos bénévoles. Ainsi, ces derniers choisissent les activités dans lesquelles ils ont envie de s’impliquer.
Enfin, il est essentiel de rappeler que le choix de ne pas être rémunéré est une décision volontaire du bénévole.
En résumé, le bénévolat représente un atout financier considérable pour votre association. En effet, vous bénéficiez de contributions volontaires en nature précieuses, sans avoir à verser de salaires ni à payer de charges sociales.
Ainsi, les seuls frais que vous engagez sont ceux des indemnisations et des remboursements des frais de vos bénévoles.
Le cas du remboursement
Il arrive que vos bénévoles soient amenés à effectuer des achats pour le compte de votre association, qu'il s'agisse de timbres, de sandwichs ou de matériel divers.
Sachez que ces dépenses peuvent légitimement faire l'objet d'une demande de remboursement.
Pour cela, elles doivent répondre à trois critères essentiels :
- Être réelles : les dépenses doivent correspondre à des missions non fictives,
- Être justifiées : chaque dépense doit être accompagnée d'un justificatif (facture, reçu) émis par le commerçant ou le prestataire,
- Être proportionnelles à l'activité de l'association : les autorités fiscales et sociales pourraient considérer des demandes excessives comme sujettes à imposition.
Lorsque ces conditions sont remplies, votre bénévole a deux options :
- Solliciter un remboursement direct auprès de l'association.
- Faire don de ses dépenses à l'association, lui permettant ainsi de bénéficier d'une réduction d'impôt sur le revenu.
Dans le cas du remboursement, deux points sont cruciaux pour en assurer la conformité légale : il doit correspondre exactement aux frais réels engagés, et l'association doit être en mesure de démontrer que ces dépenses ont été effectuées dans son intérêt.
Attention : si ces conditions ne sont pas respectées, le remboursement pourrait être assimilé à une rémunération, ce qui remettrait en cause le statut de bénévole.
Le cadre légal des indemnisations de vos bénévoles
La vérification de l’application des règles
C’est l’URSSAF qui surveille de près les pratiques de bénévolat au sein des associations.
Cette vigilance s'explique par le risque de voir des indemnisations excessives transformées en salaires déguisés.
Les risques de requalification d'une indemnisation en contrat de travail
Les conséquences peuvent être particulièrement sévères, tant sur le plan juridique que financier.
D'un point de vue légal, votre organisation pourrait faire face à des accusations de travail dissimulé, entraînant des poursuites pénales. Cette situation aurait un impact considérable sur la fiscalité de votre association.
Sur le plan financier, les répercussions sont tout aussi lourdes. Votre structure se verrait dans l'obligation de s'acquitter des charges liées à un contrat de travail : cotisations sociales, assurances, mutuelle, etc.
Il faut aussi veiller à ce que les frais remboursés soient en adéquation avec l'objet social de votre association, faute de quoi vous vous exposeriez à des accusations d'abus de confiance. L'article 314-1 du Code pénal prévoit des sanctions sévères pour ce délit : jusqu'à 375 000€ d'amende et trois ans d'emprisonnement.
Le don d'indemnisations : comment ça marche
Les bénévoles ont aussi la possibilité de renoncer au remboursement de leurs frais, ce qui équivaut à faire un don au profit de votre association.
De fait, vous devrez ensuite émettre un reçu fiscal spécifique, qui permettra à votre bénévole de bénéficier d'une réduction d'impôts sur le revenu, au titre du mécénat ou de la donation.
Attention, avant de promouvoir cette option auprès de vos bénévoles, assurez-vous que votre association soit reconnue d’intérêt général par l'article 200 du Code général des impôts.
Vous avez la responsabilité de justifier les frais engagés par le bénévole et de documenter sa volonté d'y renoncer.
Il est important de noter que certains cas particuliers existent. Par exemple, dans le domaine sportif, les frais engagés par les joueurs pour la pratique de leur sport ne sont généralement pas éligibles à cette réduction d'impôts.
De même, la situation des accompagnateurs peut être sujette à interprétation. Renseignez-vous donc au préalable !
La préparation du remboursement des frais bénévoles
Une planification du processus de remboursement des frais bénévoles en amont vous permettra d'en assurer une gestion efficace.
Pour ce faire, il est judicieux d'établir un cadre clair définissant :
- les types de dépenses éligibles au remboursement (frais de transport, repas, etc.),
- les éventuels plafonds de remboursement (comme un montant maximum pour les repas, par exemple),
- un modèle de note de frais,
- une liste des justificatifs requis pour obtenir ledit remboursement.
Si vous souhaitez en savoir davantage sur les indemnisations des bénévoles, n’hésitez pas à consulter les articles L3142-54-1 du Code du travail.
L’indemnisation des bénévoles au forfait
Elle est envisageable dans certains cas. En effet, votre association peut, à l'instar d'une entreprise, opter pour un système d'allocations forfaitaires pour indemniser ses bénévoles.
Cette méthode, alternative au remboursement des frais réels, séduit par sa simplicité de mise en œuvre. Cependant, elle n'est pas sans risques et nécessite une attention particulière.
L'un des principaux écueils de cette approche réside dans la difficulté à justifier précisément les remboursements.
Cette imprécision peut entraîner des complications, notamment un risque accru de requalification des indemnités en salaires par les autorités compétentes.
Il est donc crucial d'appliquer ce régime avec prudence, en s'assurant que les montants forfaitaires reflètent fidèlement les dépenses réelles.
Un exemple courant et relativement sûr est l'utilisation des indemnités kilométriques pour les déplacements en véhicule. L'administration fournit chaque année un barème forfaitaire à cet effet.
Il est important de noter que le bénévole a la possibilité de renoncer à son indemnisation. Pour ce faire, une mention explicite doit figurer sur la note de frais, telle que : "Je soussigné·e [nom et prénom du bénévole] certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l'association en tant que don". Cette démarche peut ouvrir droit à une réduction fiscale, mais nécessite une déclaration expresse de l'abandon du remboursement.
Pour approfondir ce sujet, vous pouvez consulter le barème forfaitaire de l'URSSAF, applicable à tous les types de véhicules, ainsi que l'article 200 du Code général des impôts.
Enfin, pour faciliter vos démarches, nous avons élaboré un modèle de note de frais pour bénévole d'association, disponible en téléchargement gratuit !
Conclusion
Maîtriser les règles de défraiement des bénévoles est crucial pour votre association.
Le principe est simple : un bénévole ne doit ni s'enrichir, ni s'appauvrir de son engagement. L'indemnisation existe pour équilibrer cette équation.
Référez-vous au Comptable des Associations 2020 pour savoir comment bien retranscrire vos indemnisations et remboursements en écritures comptables.
Rappelez-vous : c'est au bénévole de choisir comment il souhaite être dédommagé, et à l'association de s'adapter !
