Votre association envisage d’organiser un concert occasionnel ? Félicitations pour cette belle initiative ! Que ce soit pour collecter des fonds ou promouvoir vos activités, un spectacle musical est l’occasion idéale de rassembler votre communauté.
Toutefois, l’organisation d’un concert ne s’improvise pas. Entre la planification du projet, les démarches administratives et la communication, une préparation minutieuse est indispensable pour garantir le succès de votre événement.
Pour vous guider dans vos démarches, nous aborderons ensemble :
- La planification d’un concert occasionnel
- Les démarches administratives obligatoires
- Les obligations en matière de sécurité des personnes et des lieux
- La promotion d’un concert occasionnel organisé par une association
Prêts à monter le son ? C’est parti !
Comment planifier l’organisation d’un concert occasionnel pour une association ?
Avant d’entamer les démarches administratives, votre projet de concert nécessite une phase de réflexion et de prise de décision. Cette étape est incontournable pour présenter clairement votre projet au public et aux autorités.
Le plus tôt possible, mettez en place un rétroplanning présentant les différentes tâches à accomplir (autorisations administratives, logistiques, programme, buvette, communication…) et le nom des bénévoles en charge. Les outils de gestion de projet vous aideront à suivre l’avancement des tâches.
Définir l'objectif de votre concert
Avant tout, votre concert occasionnel doit répondre à un objectif précis. S’agit-il de récolter des fonds pour une cause spécifique, de faire connaître vos activités associatives ou de promouvoir des artistes locaux ?
Cet objectif doit être votre fil directeur tout au long du projet, que ce soit pour établir votre budget prévisionnel, choisir les artistes ou élaborer votre stratégie de communication.
Identifier votre public cible
En second lieu, déterminez le profil du public que vous souhaitez attirer. Le public est-il jeune ou âgé ? Est-il plutôt disponible en soirée, en journée ou le week-end ? Quelles sont ses préférences musicales ?
Ces questions vous aideront à choisir une programmation musicale cohérente et à adapter l’horaire. Estimez également le nombre de participants nécessaire pour couvrir vos frais (location, rémunération des artistes, hébergements, assurances…).
Choisir le lieu
Salle de concert municipale, salle polyvalente, espace en plein air, bar… Le choix du lieu doit être en adéquation avec le genre musical et le nombre de visiteurs attendus.
Dès que vous avez déniché l’endroit idéal, contactez les responsables afin d’obtenir des informations sur la disponibilité, l'accessibilité et les formules proposées (location simple de la salle, service de bar…).
Engager les artistes
Votre choix doit ensuite porter sur la recherche de musiciens. Vous pouvez faire appel à des artistes bénévoles ou professionnels. Si les artistes sont professionnels, vous devrez établir un contrat de travail et prévoir leurs rémunérations.
Pour vous simplifier la tâche, l’administration a mis en place le Guichet unique du spectacle occasionnel (Guso). Ce dispositif obligatoire rassemble dans un formulaire unique toutes les démarches nécessaires à l’embauche d’artistes et de techniciens du spectacle (contrat de travail, déclarations, certificat, paiement des cotisations sociales…). L’adhésion au Guso est gratuite !
Mettre en place une billetterie
Qui dit concert, dit vente de billets ! Pour cela, vous pouvez opter pour une billetterie en ligne ou physique. Si vous vendez les billets manuellement, chaque billet doit être numéroté et mentionner le nom de l’organisateur, la date et le lieu du concert, la catégorie de place, ainsi que le prix d’entrée.
Bon à savoir : certains outils de gestion d’association, comme MonAssoFacile et AssoConnect, proposent une billetterie intégrée directement sur votre site web.
Quelles sont les démarches administratives obligatoires pour organiser un concert occasionnel ?
En principe, l’organisation de concert est réservée aux personnes titulaires d'une licence d’entrepreneur de spectacles. Par exception, les associations loi 1901 (dont l’organisation de spectacles n’est pas l’activité principale) peuvent organiser jusqu'à 6 concerts par an sans détenir cette licence. Néanmoins, plusieurs démarches administratives restent obligatoires pour garantir la sécurité sur place.
Déclarer le concert et obtenir les autorisations nécessaires
Tout d’abord, votre association doit déclarer le concert occasionnel auprès de la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC), au moins un mois avant l’événement.
En fonction du lieu et de l’ampleur du concert, il est également nécessaire d’en informer la mairie de la commune, de le déclarer ou d'obtenir une autorisation :
- si le concert a lieu dans un établissement recevant du public (ERP), une information à la mairie suffit ;
- si le lieu n’est pas conçu pour accueillir du public (par exemple, une salle de sport ou un stade) ou comporte des éléments mobiles (chapiteau, scènes, gradins…), vous devrez obtenir une autorisation municipale (ou de la préfecture de police à Paris ou dans les Bouches-du-Rhône), ainsi qu’un avis favorable de la commission de sécurité (au moins un moins avant) ;
- si le concert est organisé sur la voie publique, vous devrez déposer une déclaration préalable auprès de la mairie (ou de la préfecture) ;
- au-delà de 1 500 participants, il est obligatoire de déclarer le concert en mairie (ou auprès de la préfecture de police).
De même, si vous souhaitez ouvrir une buvette ou un bar pour vendre des boissons alcoolisées dans un lieu ne possédant pas la licence de débit de boissons (licence III), vous devrez obtenir une autorisation municipale.
Enfin, des autorisations spécifiques seront nécessaires si le concert se déroule sur des sites particuliers :
- lieux de culte : autorisation du ministre du culte ;
- locaux scolaires : autorisation de l’académie ;
- lieux classés ou inscrits : autorisation du Centre des monuments nationaux.
Demander une autorisation de diffusion à la Sacem
Lorsque vous diffusez des œuvres musicales en public, vous devez impérativement obtenir l’autorisation de la Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (Sacem) et payer des droits. En effet, l’autorisation de la Sacem vise à garantir le respect des droits d’auteur.
Faites votre déclaration au moins 15 jours avant l'événement via le site internet de la Sacem. Celle-ci vous adressera un contrat à signer et à retourner, avec une remise de 20 % sur le montant des droits à régler si la déclaration est faite en avance.
Dans un délai de 10 jours après le concert, transmettez à la Sacem un bilan des recettes et des dépenses, ainsi que le programme des œuvres diffusées. La Sacem vous adressera alors le montant des droits d’auteur à régler. Pour en savoir plus, découvrez notre article complet sur la Sacem pour les associations.
Souscrire une assurance
En tant qu’organisateur de spectacle occasionnel, vous êtes responsable de la sécurité des personnes et des lieux. Dès lors, votre association doit obligatoirement souscrire une assurance responsabilité civile pour couvrir les éventuels dommages causés aux participants (spectateurs, artistes, bénévoles), ainsi qu’aux locaux et aux biens (sonorisation, éclairage…).
Afin d’organiser votre spectacle occasionnel en toute sérénité, contactez votre assureur pour obtenir des informations sur les assurances obligatoires et sur les garanties complémentaires (garantie accident, assurance annulation, assurance tous risques matériels…).
Le saviez-vous ? Le contrat d’assurance multirisque associations MAIF couvre automatiquement l’organisation de concerts occasionnels.
Comment assurer la sécurité des personnes et des lieux lors du concert occasionnel ?
Dès le montage de votre spectacle, la sécurité des personnes et des biens doit être une priorité, surtout si l’événement attire un grand nombre de visiteurs.
Prévoir les services de secours
La présence des services de secours n’est pas obligatoire dans les petites salles. Toutefois, il est fortement recommandé de prévoir un dispositif de sécurité incendie et d’assistance, quelle que soit la taille des lieux.
De même, conservez à portée de main une trousse de premiers secours et une liste de numéros d’urgence.
Si le concert est de plus grande ampleur, la présence des secouristes devient indispensable. En tant qu’organisatrice, votre association est responsable de tout incident survenant sur les lieux. Pour assurer la sécurité des participants, pensez notamment à faire appel aux pompiers ou à contacter l’antenne locale de la Croix-Rouge.
Faire appel à un service de sécurité
Le bon déroulement du concert passe aussi par une gestion sécurisée du public. Si vous attendez plus de 1 500 personnes, la présence d’un service d’ordre est impérative. En règle générale, prévoyez un agent de sécurité pour 100 participants.
Au moins un mois avant la date du spectacle, vous devez déclarer le recours à un service d’ordre à la mairie (ou à la préfecture de police).
L’entreprise de sécurité que vous engagez doit détenir une autorisation administrative. Le jour J, les agents de sécurité devront être identifiables par leur tenue et leur carte professionnelle. Ils seront principalement chargés de contrôler les entrées, de prévenir les comportements à risque et d’alerter les services de secours ou de police en cas de danger.
Comment promouvoir un concert occasionnel pour une association ?
Le succès de votre concert occasionnel repose en grande partie sur la communication mise en œuvre autour de l’événement. Pour cela, plusieurs moyens de communication sont possibles.
Intégrer une billetterie sur votre site web
Au-delà de la simple vente de places, une billetterie intégrée à votre site web est un excellent outil pour promouvoir votre concert d’association. Utilisez des visuels accrocheurs ou des vidéos pour attirer l’attention et dévoiler le nom des artistes au programme.
Votre billetterie en ligne doit aussi fournir toutes les informations pratiques : date, heure, lieu du concert, plan d’accès et prix d’entrée. Pour maximiser sa portée, partagez l’information sur votre blog, vos réseaux sociaux ou via une newsletter !
Publier sur les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont incontournables pour accroître la visibilité de votre événement. Chaque réseau a ses atouts. Par exemple, Facebook est parfait pour créer des événements et inviter vos abonnés à y participer, tandis qu’Instagram est plus adapté pour diffuser des vidéos ou des photos en lien avec le concert.
Quel que soit le réseau, planifiez vos publications sur plusieurs semaines. Pour maintenir l'attention du public, commencez par annoncer l’événement, puis publiez régulièrement des rappels, des contenus exclusifs (interviews d’artistes…) et des informations pratiques. Encouragez votre communauté à partager vos publications pour une visibilité maximale.
Utiliser les canaux de communication classiques
Affiches, flyers, annonces dans les agendas culturels, publications dans la presse locale… Les méthodes de communication traditionnelles restent très efficaces pour promouvoir un concert. Gardez en tête qu’en diversifiant vos supports de communication, vous augmentez vos chances de toucher un large public !
FAQ
Comment planifier un concert occasionnel pour une association ?
L’organisation d’un concert se planifie plusieurs mois à l'avance. Pour bien se préparer, il est nécessaire de définir l'objectif de l'événement, d'identifier le public cible, de choisir un lieu adapté et de mettre en place une programmation musicale cohérente.
Quelles démarches obligatoires pour organiser un concert occasionnel ?
Selon le lieu de l’événement, une association doit informer, déclarer ou obtenir une autorisation de la mairie. Elle doit également déclarer la diffusion d'œuvres auprès de la Sacem et souscrire une assurance responsabilité civile.
Comment promouvoir un concert pour une association ?
La promotion d’un concert occasionnel peut se faire de différentes manières : intégrer une billetterie sur le site de l’association, publier sur les réseaux sociaux ou encore organiser des campagnes d’affichage et de distribution de flyers.
Conclusion
Vous l’avez compris, organiser un spectacle occasionnel pour une association n’est pas de tout repos. Entre les démarches administratives, le recrutement des artistes et les questions de sécurité, nous vous recommandons de vous préparer plusieurs mois à l’avance.
Mais avec une organisation bien rodée et une équipe mobilisée, vous avez toutes les clés en main pour offrir à votre communauté un événement mémorable !
