Le rôle de trésorier est certainement l’un des plus importants au sein d’une association. Pourtant, ces derniers agissent souvent dans l’ombre et leur apport reste méconnu des membres, voire des responsables d’asso.
Alors pour donner à cette responsabilité toute la lumière qu’elle mérite, vous découvrirez tout ce qu’il y a à savoir à son sujet. Au programme :
- Les responsabilités du trésorier d’association
- Les tâches courantes à effectuer
- Les obligations comptables à remplir
- La démarche pour nommer un trésorier
- Les clés pour lui simplifier la tâche avec Mon Asso Facile
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En quoi consiste le rôle de trésorier d’association ?
Au sein d'une association, le trésorier ou la trésorière est la personne chargée de s’occuper de vos finances, tant dans les tâches quotidiennes que dans la stratégie au long terme, avec le bureau. Il porte donc plusieurs casquettes à la fois, qu’on peut séparer en trois missions principales :
1. Garantir la transparence au sein de l’association
Le trésorier joue un rôle crucial dans la transparence financière de votre association.
Son expertise permet de :
- Présenter des comptes clairs et détaillés,
- expliquer l'allocation des ressources et les sources de financement,
- répondre aux interrogations des membres, donateurs et mécènes sur les comptes et le budget de l’association.
En plus de gérer les comptes, le trésorier est celui qui traduit les chiffres en informations compréhensibles pour tous. Son rôle est donc fondamental pour maintenir un climat de confiance et de sérénité au sein de l'association.
2. Superviser l’avancée de vos projets
En surveillant les ressources financières disponibles et en prévenant les dérapages, le trésorier a son mot à dire dans tout ce qui concerne vos finances : il identifie les besoins en financement, participe à l’élaboration du budget et fixe des objectifs réalistes.
De plus, le trésorier est la personne qui permet d’analyser la rentabilité des activités, en mettant en lumière celles qui sont bénéficiaires et celles qui ne le sont pas.
Il est donc nécessaire de s’entretenir avec le trésorier avant de prendre des décisions importantes, qu’elles concernent des projets actuels ou futurs.
3. Rechercher des fonds pour votre association
Qu’il s’en occupe lui-même ou qu’il délègue la tâche, son travail est essentiel à la documentation requise lors de demandes de subvention car son travail vous permet de :
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Négocier des prêts bancaires
En effet, la présentation des documents prouvant la santé financière de votre association, votre rigueur de gestion et la viabilité de votre projet sont nécessaires.
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Obtenir des subventions publiques et privées
Eh oui, malheureusement, les subventions ont beaucoup diminué ces dernières années. Depuis, les financeurs imposent un contrôle accru des fonds distribués. La plupart exigent la présentation d’un bilan et d’un compte de résultat.
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Justifier des subventions reçues :
Pour maintenir vos chances d’obtenir de nouveaux financements, il est indispensable de fournir des documents comptables, souvent sous la forme d’une analyse comparative entre les prévisions et les réalisations financières.
Quelles tâches le trésorier effectue-t-il au quotidien ?
La gestion des flux financiers est une priorité. Le trésorier a donc un bon nombre de tâches qu’il doit effectuer de manière régulière et dans des délais assez courts.
Il doit veiller au remboursement rapide des frais des bénévoles et (si vous avez des salariés) au versement des salaires à date fixe.
L'enregistrement des opérations comptables est également une tâche fondamentale qui doit être effectuée régulièrement.
Le suivi financier est essentiel pour la santé de l'association. Cela inclut le rapprochement bancaire pour vérifier la concordance entre les mouvements bancaires et les écritures comptables, ainsi que le suivi de la trésorerie nette pour anticiper les besoins financiers.
La relance des impayés, bien que parfois délicate, est cruciale et doit être effectuée de manière régulière et diplomatique.
Enfin, certaines tâches qui contribuent à la sécurité financière et à l'analyse des activités de l'association telles que les remises de chèques et d'espèces doivent être effectuées rapidement pour sécuriser les fonds.
Quelles sont les obligations comptables à remplir par le trésorier ?
Les obligations comptables des associations, souvent prises en charge par le trésorier, sont encadrées par des règles précises. Pour résumer, les associations doivent se conformer à plusieurs types d’exigences comptables :
L’enregistrement des écritures comptables
D’après le site du gouvernement, "les associations doivent impérativement tenir une comptabilité, dont le degré et la nature varient selon la taille de l’association, ses sources de financement (subventions, prêts bancaires, dons), ses activités et la présence ou non d’une activité lucrative."
Les principales différences résident dans le type de comptabilité à adopter et l’application éventuelle du plan comptable associatif.
Voici les deux types de comptabilités les plus courants :
- La comptabilité de trésorerie : Elle consiste à enregistrer simplement les encaissements et décaissements au moment où ils se produisent.
- La comptabilité d’engagement : Elle enregistre les produits et charges indépendamment des paiements effectifs.
La seconde différence majeure concerne le plan comptable utilisé. Ce document regroupe les numéros de comptes associés aux différentes opérations financières.
Par exemple, un achat de marchandise sera inscrit sous le compte 607, tandis qu’une vente de marchandise apparaîtra sous le compte 707. Le plan comptable des associations est une version adaptée du plan comptable général utilisé par les entreprises.
Certaines associations sont tenues d’appliquer ce plan comptable spécifique, notamment celles qui reçoivent une aide publique de plus de 153 000 € ou celles reconnues d’utilité publique.
La justification de votre gestion financière
Il est essentiel de tenir des comptes clairs et détaillés pour être prêt à répondre aux éventuelles demandes des autorités compétentes. En cas de contrôle fiscal ou de vérification par des organismes sociaux, l’association doit être en mesure de prouver l’exactitude de ses déclarations.
Comment nommer un trésorier d’association ?
Le trésorier est un bénévole en qui vous avez confiance et qui a été élu, mais ces paramètres ne sont pas suffisants.
Qui peut être trésorier ?
Si les statuts de votre association le stipulent, il est obligatoire de nommer une personne en charge des fonctions quotidiennes du trésorier.
N’importe quel bénévole de votre association peut être élu à ce poste. Le site de l’administration française stipule seulement que les mineurs, les personnes en faillite personnelle, les personnes interdites bancaires, les agents publics, les sénateurs ou députés, les militaires et les commissaires aux comptes ne peuvent pas exercer le rôle de trésorier.
La prise de fonction des nouveaux trésoriers
La passation du trésorier d’association est cruciale pour assurer une continuité dans la gestion financière de l'association. Elle comporte deux volets :
- la passation officielle : le transfert de documents comptables et juridiques importants,
- la passation officieuse : l'opportunité d'évaluer et d'améliorer les processus existants.
Cette transition s’accompagne de démarches administratives essentielles telles que :
- la déclaration du changement auprès de la préfecture dans les trois mois suivant la nomination,
- la rencontre avec la banque de l'association pour mettre à jour les droits de signature et d’accès aux comptes.
Une prise de fonction bien menée pose les bases d'une gestion financière efficace et transparente, essentielle au bon fonctionnement de l'association.
Comment simplifier la vie de votre trésorier ?
Après avoir bien compris l’importance du rôle du trésorier, voici quelques conseils pour convaincre un nouveau candidat ou fidéliser votre trésorier actuel.
Identifiez-le auprès de vos bénévoles comme le responsable financier
Le trésorier est souvent celui dont on parle peu, sauf en cas de problème financier. Si l’organisateur d’un événement est félicité, on remarque rarement le travail du trésorier qui assure une gestion impeccable des comptes.
N’hésitez donc pas à inverser la tendance en exprimant votre reconnaissance envers votre trésorier, en privé mais aussi publiquement devant les autres membres.
Mettez à sa disposition les ressources pour se former
Internet regorge de ressources sur la gestion financière d’associations, alors n’hésitez pas à faciliter la passation de vos trésoriers en les invitant à se transmettre les informations qu’ils ont recueillies au cours de leur mandat dans un seul document.
Vous pouvez même centraliser dans un dossier commun tous les documents que vous avez trouvés sur le sujet, tels que des articles, des vidéos, des formations en lignes ou des guides.
Le Guide du trésorier d’AssoConnect, par exemple, explique toutes les bases de la trésorerie d’association. N’hésitez donc pas à le consulter et à le partager à votre trésorier, qu’il soit novice ou confirmé.
Fournissez-lui les outils adaptés à ses tâches
L’un des meilleurs moyens de soutenir votre trésorier et de lui faciliter la tâche est de lui offrir des outils de gestion efficaces. L’idéal est qu’il consacre plus de temps à l’analyse et au conseil qu’à la saisie de données dans Excel ou sur papier.
Des logiciels de gestion comptable spécialement conçus pour les associations, comme Mon Asso Facile, sont simples à utiliser et peu coûteux. Investir dans un outil numérique allège la charge de travail et facilite la transition pour un nouveau trésorier, en réduisant la peur de se perdre dans la paperasse.
Conclusion
Le trésorier porte de grandes responsabilités sur ses épaules : en plus d’avoir un rôle légal, il a une grande importance opérationnelle dans le bureau et est le garant de vos finances. Même s’il opère souvent dans l’ombre, il est essentiel au bon fonctionnement de votre association et c’est pour cette raison qu’il faut savoir le valoriser.
Nous espérons que cet article vous aidera à mieux connaître le rôle et les tâches de votre trésorier et, ainsi, à l’accompagner au mieux.
