Votre association a décidé de sauter le pas en passant à un logiciel de comptabilité pour association ? Félicitations ! Pour simplifier vos démarches administratives, les solutions en ligne sont une excellente alternative aux tableurs Excel.
À la fois intuitifs et flexibles, les logiciels libres de comptabilité permettent de gagner du temps, tout en conservant votre gestion comptable en interne.
Mais face à une offre grandissante, il est important de choisir un logiciel de comptabilité adapté aux besoins spécifiques de votre association.
Pour vous guider dans cette démarche, nous verrons ensemble :
- Ce qu’est un logiciel libre
- Les avantages à opter pour un logiciel de comptabilité
- Les critères à prendre en compte pour bien choisir votre outil en ligne
- Les fonctionnalités essentielles pour un logiciel de comptabilité pour association
Le programme vous tente ? Alors passons à la vitesse supérieure !
Qu’est-ce qu’un logiciel libre ?
Un logiciel libre est un programme dont le code source est ouvert et accessible à tous. On parle de logiciel “libre” ou “open source” dès lors que ses utilisateurs peuvent sans restriction :
- utiliser le logiciel pour tout type d’usage ;
- étudier son fonctionnement ;
- le modifier selon leurs besoins ;
- en redistribuer des copies ou des versions améliorées.
Les logiciels libres se distinguent des logiciels propriétaires qui, au contraire, doivent être installés sur chaque ordinateur, nécessitent le paiement d’une licence et interdisent toute copie.
À noter : "libre" ne signifie pas forcément "gratuit". Cependant, les logiciels libres sont souvent proposés à des prix plus compétitifs que leurs homologues propriétaires, ce qui les rend particulièrement attractifs pour les associations.
Depuis le début des années 2000, les logiciels libres se sont développés dans de nombreux secteurs, tels que l’éducation ou la bureautique. Quant aux associations, elles se tournent de plus en plus vers ces solutions pour la gestion de leur comptabilité, la collecte de paiements (adhésions, dons, billetterie…) ou encore la gestion de leurs membres.
Bon à savoir : le réseau Framasoft propose un annuaire répertoriant près de 1600 logiciels libres.
Pourquoi utiliser un logiciel libre de comptabilité ?
Facilité de prise en main, gain de temps, collaboration plus fluide… Les avantages à se doter d’un logiciel comptable sont nombreux ! Voyons tout cela ensemble.
Simplifier la gestion comptable
L’avantage principal du logiciel libre est qu’il facilite votre gestion comptable. Avec un outil simple et ergonomique, vous pouvez gérer les finances de votre association en interne, même si votre équipe ne dispose pas de compétences pointues en comptabilité.
Gagner en temps et en efficacité
La plupart des logiciels de comptabilité offrent des fonctionnalités sur mesure qui permettent d’automatiser les tâches les plus chronophages, comme le rapprochement bancaire ou l’édition de documents comptables.
Certains outils intègrent en outre des tableaux de bord dynamiques qui facilitent le suivi de vos opérations comptables. En vous équipant d’un logiciel de comptabilité pour association, vous pouvez profiter du temps libéré pour vous consacrer à vos actions sur le terrain.
Sécuriser les données comptables
Dites adieu aux erreurs de saisie sur Excel ! Les logiciels libres sont particulièrement efficaces pour limiter les risques de doublons ou de fautes de frappe. De plus, ces outils en ligne offrent l’avantage de sauvegarder automatiquement vos données, ce qui est indispensable pour éviter toute perte d’information.
Collaborer efficacement entre les membres
Si votre association a été créée autour d’un projet commun, sa gestion comptable doit refléter cet esprit collaboratif. Heureusement, la plupart des logiciels de comptabilité en ligne sont conçus pour favoriser le travail en équipe, en facilitant le partage des informations et la coordination des tâches. Chaque membre doit pouvoir y accéder à tout moment et depuis n’importe quel ordinateur.
Avec Mon Asso Facile, vous pouvez autoriser l’accès à plusieurs administrateurs, mais aussi personnaliser les niveaux d’accès en fonction des rôles de chacun.
Comment choisir un logiciel de comptabilité pour son association ?
Dénicher l’outil idéal peut être un véritable défi ! Pour vous aider à y voir plus clair, voici les critères les plus importants à prendre en compte au moment de choisir votre logiciel libre en comptabilité.
Un logiciel simple et intuitif
Tout le monde n’a pas des compétences poussées en gestion comptable. Pour faciliter la mission de votre trésorier, privilégiez avant tout un logiciel facile à utiliser et rapide à prendre en main.
L’interface doit être intuitive, avec des fonctionnalités accessibles aussi bien aux experts qu’aux novices en comptabilité.
N’oubliez pas qu’en cas d’absence ou de départ de votre trésorier, les autres membres doivent pouvoir se familiariser facilement avec l’outil. Autre point important : votre futur logiciel doit permettre de revenir en arrière pour corriger les erreurs ou les oublis sans difficulté.
Bon à savoir : la plupart des éditeurs de logiciels proposent un essai gratuit (de 15 jours ou un mois). Profitez de ces offres découvertes pour tester les différentes plateformes et choisir celle qui vous semble la plus intuitive.
Un logiciel adapté à l’activité de l’association
Chaque association a des besoins uniques en fonction de sa taille, de son secteur d’activité, de ses obligations fiscales... En effet, une petite association locale n’a pas les mêmes attentes qu’une association d’envergure nationale.
Aussi, assurez-vous que le logiciel peut évoluer en même temps que votre association, notamment si vous envisagez de passer d'une comptabilité de trésorerie à une comptabilité d’engagement. Certains logiciels, comme AssoConnect (même s'il ne s'agit pas d'un logiciel "libre"), offrent la possibilité de changer de mode de comptabilité a posteriori, sans perdre vos données antérieures.
Si vous gérez des adhésions, des dons ou une billetterie, privilégiez une solution tout-en-un incluant différents modules. Un logiciel de gestion d’association complet permet d’éviter les doubles saisies et de gagner un temps précieux !
Un logiciel intégrant le Plan comptable des associations
Bien que non obligatoire, le Plan comptable des associations (le PCA) constitue un cadre de référence pour structurer vos informations comptables.
Choisir un logiciel intégrant le PCA vous aidera à adopter de bonnes pratiques dès le départ et à démontrer que votre structure gère rigoureusement ses comptes.
Un logiciel au prix accessible
Le prix est un facteur déterminant, mais il ne doit pas être votre seul critère. Analysez le rapport coût-bénéfice en calculant le temps que le logiciel peut vous faire économiser en comparaison de votre gestion comptable actuelle.
Dans tous les cas, préférez un prestataire qui présente une tarification claire et transparente.
Un logiciel intégrant une formation et un service d’assistance
Votre logiciel de comptabilité doit être accompagné de ressources pour faciliter sa prise en main. Assurez-vous que l’outil propose une formation complète et un support technique efficace.
À titre d’exemple, les utilisateurs de Mon Asso Facile bénéficient de formations gratuites et d’un service d’assistance réactif pour les accompagner tout au long de leur utilisation.
Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour un logiciel de comptabilité d’association ?
Trouver la perle rare consiste à trouver un outil simple d’utilisation, mais suffisamment complet pour répondre aux besoins de votre association. Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités incontournables qu’un logiciel de comptabilité doit comporter.
La saisie simplifiée des dépenses et des recettes
Quelle que soit la taille de votre association, la saisie des dépenses et des recettes constitue l’une des missions principales du trésorier. Votre logiciel doit donc proposer une interface de saisie simplifiée afin de limiter les erreurs comptables.
Le rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire sert à vérifier que les mouvements bancaires indiqués sur votre relevé correspondent aux opérations enregistrées dans votre comptabilité. Choisir un logiciel intégrant cette fonctionnalité est indispensable pour gagner du temps et garantir la fiabilité de votre comptabilité.
La génération de documents comptables
Votre association doit être en mesure de présenter des comptes clairs et transparents, surtout si elle est soumise au Plan comptable des associations. Vérifiez que le logiciel peut éditer les principaux documents comptables obligatoires pour une association (bilan, compte de résultat, grand livre, journal…). Il doit aussi pouvoir les exporter en PDF ou Excel pour plus de flexibilité.
La remise de chèques en banque
Si votre structure reçoit régulièrement des paiements en chèques, votre trésorier est tenu de les enregistrer dans la comptabilité. Pour faciliter cette écriture comptable, choisissez un logiciel capable de générer automatiquement les bordereaux de remise de chèques à la banque.
L’édition de reçus fiscaux
Votre association est habilitée à recevoir des dons ? Optez pour un logiciel qui propose la génération de reçus fiscaux. En plus de vous faire gagner un temps précieux, cette fonctionnalité vous garantit d’émettre des reçus conformes au modèle officiel exigé par l’administration fiscale.
La clôture comptable
En fin d’exercice, votre association doit procéder à la clôture des comptes, c’est-à-dire fermer l'enregistrement des écritures comptables et générer les documents nécessaires pour leur présentation. Un logiciel qui permet de clôturer les comptes en quelques clics vous évitera bien du stress en fin d’année !
La comptabilité analytique
Si votre association souhaite aller plus loin, un logiciel qui intègre la comptabilité analytique peut être un atout majeur. Cette technique comptable n’est pas une obligation, mais elle permet d’avoir une visibilité à 360° sur le budget de votre association.
FAQ
Qu’est-ce qu’un logiciel libre ?
Un logiciel libre est un programme livré avec le code source. Ses utilisateurs peuvent l’utiliser, l’étudier, le modifier et le redistribuer sans aucune restriction. Le logiciel libre se distingue du logiciel propriétaire.
Comment choisir une solution libre de comptabilité pour une association ?
Un logiciel libre de comptabilité doit être simple d’utilisation et répondre aux besoins de l'association : taille, activité, budget… Idéalement, il doit intégrer le Plan comptable des associations et proposer un bon service d’assistance.
Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel comptable pour association ?
Selon les besoins de l’association, un logiciel de comptabilité doit proposer au minimum la saisie simplifiée des dépenses et des recettes, le rapprochement bancaire, la génération de documents comptables, la remise de chèque en banque et l’édition de reçus fiscaux.
Conclusion
Vous comprenez maintenant l'importance de choisir un logiciel de comptabilité pour association. En plus d’être intuitif et adapté à vos besoins, votre futur outil doit proposer un large éventail de fonctionnalités capables de simplifier les tâches les plus chronophages.
Si vous décidiez d'opter pour une version payante, considérez cet investissement comme un levier pour améliorer votre efficacité et vous dégager du temps. Vous pourrez ainsi consacrer ces heures gagnées à ce qui compte vraiment : vos projets associatifs.
Mon Asso Facile met à votre disposition un logiciel flexible et transparent, spécialement conçu pour les associations. Essayez-le gratuitement !
