Si vous préparez l’Assemblée Générale (AG) de votre association, il y a un élément clé que vous devrez connaître : le procès-verbal. Un document à rédiger qui s’avère essentiel pour attester de la légalité des décisions prises.
Pour tout comprendre à son sujet, nous verrons dans cet article :
- L'importance du PV pour une association
- Les éléments à inclure dans le PV
- Les personnes en charge de la rédaction et signature
- Les cas où un PV est nécessaire (ou non)
- La conservation et l’archivage d’un procès-verbal
C’est parti !
Le procès-verbal d’AG, à quoi ça sert ?
Démontrer la légalité des décisions
Les Assemblées Générales d'une association, qu'elles soient Ordinaires (AGO) pour les décisions relatives à sa gestion courante, ou Extraordinaires (AGE) pour les décisions concernant son organisation, nécessitent la rédaction d'un procès-verbal.
Ce document essentiel garantit la régularité des décisions prises en formalisant le déroulement et les résultats du vote, servant de preuve en cas de contestation. Pour les AG à distance ou les votes électroniques, un procès-verbal électronique peut également constituer une preuve valide de la tenue de l’AG.
Tenir au courant les membres et les tiers
Le procès-verbal d’Assemblée Générale s’avère crucial pour tenir informés les membres absents et les tiers concernant les décisions prises par votre association.
Ce document est essentiel pour justifier les actions de l'association auprès des institutions publiques pour des subventions, des banques pour des prêts, et peut même intéresser des donateurs potentiels ou de futurs partenaires.
Pour être valable, le PV doit néanmoins être rédigé avec précision et inclure toutes les mentions requises.
Quelles mentions doivent apparaître dans le PV d’AG ?
Ce sont les statuts de votre association dictent les modalités des Assemblées Générales, influençant ainsi le contenu du procès-verbal. En absence de spécifications dans les statuts, certaines mentions restent impératives dans le PV :
- Le nom et l’adresse du siège social de l’association
- La date, l’heure et le lieu de tenue de l’AG
- L’ordre du jour
- L’organe concerné (AGO, AGE, CA ou autre)
- Les noms du président et du secrétaire de l'Assemblée
- La date et le mode d'envoi de la convocation
- Les membres représentés par procuration et l’identité des mandataires
- Le cas échéant, le quorum nécessaire
- Un résumé des débats et des interventions
- Le texte des délibérations votées
- Les résultats des votes : pour, contre, abstentions, bulletins blancs et nuls
- L’heure de fin de la séance
- Et enfin, les signatures des responsables du procès-verbal
En plus de ces mentions, la feuille de présence doit également être jointe en annexe. La liste peut sembler longue, mais pas d’inquiétude, il s’agit finalement d’informations assez basiques relevant du bon sens.
Le procès-verbal doit par ailleurs inclure les documents distribués durant l'AG, comme les rapports d'activité, financiers et moraux. Il n'est pas nécessaire d’y retranscrire toutes les discussions. L’idée est plutôt de concentrer le récit sur les éléments clés des échanges et des votes.
Notez enfin que les erreurs ou omissions peuvent compromettre la validité des délibérations, exposant l'association à des risques de contestations ou d'annulations. Si elles affectent des délibérations cruciales, ces manquements peuvent donc s’avérer particulièrement préjudiciables.
Qui rédige et signe le procès-verbal d’Assemblée Générale ?
Habituellement, la personne chargée de la rédaction du PV d’AG est désignée dans les statuts ou le règlement intérieur. Si ce n’est pas le cas, cette responsabilité revient au ou à la secrétaire de l'association.
Sans précision statutaire, la signature du procès-verbal revient au président et au secrétaire de séance. Pour les associations reconnues d'utilité publique, il est obligatoire que ces deux membres du bureau signent le document.
En cas d’impossibilité pour le président ou secrétaire de signer, la jurisprudence permet au vice-président de signer à la place du président et au trésorier de remplacer le secrétaire.
Il est essentiel de noter les noms et fonctions de la personne l’ayant rédigé et des signataires sur le procès-verbal pour en assurer la validité légale.
Le procès-verbal d’association est-il obligatoire ?
Bien que la rédaction du procès-verbal d’Assemblée Générale (AG) pas toujours obligatoire, elle reste vivement recommandée pour éviter d’éventuelles contestations.
Toutefois, certains cas rendent sa rédaction impérative. Par exemple, si les statuts de l'association l'exigent ou si l'association est reconnue d'utilité publique, assujettie à l'impôt sur les sociétés ou si elle a contracté un emprunt.
Les statuts peuvent également imposer des règles spécifiques concernant la rédaction, l'approbation et la diffusion des procès-verbaux. Par exemple, ils peuvent stipuler que le procès-verbal doit être approuvé par vote lors de la suivante AG ou communiqué à tous les membres par voie électronique sous un certain délai.
Ces exigences statutaires visent à renforcer la transparence et l'engagement des membres. Il est crucial de les respecter pour garantir la légalité des décisions et préserver la confiance au sein de l'association.
Faut-il conserver les procès-verbaux après une AG ?
Après la rédaction, datation et signature du procès-verbal d'AG, il est conseillé de l’archiver au siège de votre association, afin qu’il puisse être consulté par vos membres.
Pour les associations disposant d'un site internet, la publication des procès-verbaux en ligne est une bonne pratique pour rendre ces documents facilement accessibles à tous.
Bien que non obligatoire, tenir un registre des procès-verbaux est fortement recommandé. Ces documents peuvent être conservés dans le registre des délibérations ou dans un registre dédié. Idéalement, ce registre devrait être paraphé par le président de l'association pour authentifier son contenu.
Il est également judicieux de conserver de manière ordonnée les convocations, les feuilles de présence, les procurations et les bulletins de vote dans un registre distinct. Ces documents peuvent s'avérer cruciaux en cas de contestation ou de litige pour appuyer la validité des procès-verbaux.
Conclusion
Vous l’avez vu, les procès-verbaux des AG jouent un rôle clé dans la gestion transparente et légale de votre association.
Bien que leur rédaction ne soit pas toujours obligatoire, ils sont indispensables pour valider les décisions prises et servir de preuve en cas de contestations. Il est donc crucial de suivre les règles statutaires pour leur rédaction, signature et conservation, assurant ainsi leur validité juridique.
Maintenant que le procès-verbal d’Assemblée Générale d’association n’a plus aucun secret pour vous, c’est à votre tour de jouer !
