Désigné par le conseil d’administration et composé a minima des rôles de président·e, trésorier·e et secrétaire, le bureau d’association tient une place centrale dans la gestion de votre association.
Quelle est sa différence avec les autres organes de décision ? Comment est-il désigné, et quelle est la procédure à suivre pour le renouveler ?
Les réponses à toutes ces questions, et bien plus, se trouvent dans cet article !
Au programme :
- La différence entre bureau, conseil d’administration et assemblée générale
- Le fonctionnement du bureau d’association
- L’élection des membres du bureau et leur renouvellement
Allons-y !
Quelle est la différence entre assemblée générale, bureau et conseil d’administration ?
Bien que ces trois organes soient décisionnaires pour l’association, ils n’ont pas le même rôle ni la même valeur juridique.
En effet, seule l’assemblée générale (AG) est légalement reconnue comme organe décisionnel par la loi 1901, bien qu’elle ne soit pas considérée comme obligatoire.
En effet, la loi 1901 n’impose aucune obligation concernant l’organisation structurelle des associations. Elles sont donc libres d'adopter le mode de fonctionnement qui leur convient le mieux.
L’assemblée générale
Prenant généralement place une fois par an, l’AG est formée de l'ensemble des personnes physiques qui constituent votre association (personne morale). Elle a pour rôle de prendre les décisions stratégiques et politiques de l'association.
Pour les décisions opérationnelles ou quotidienne, l’AG est dans son droit de mandater un conseil d’administration, qui lui-même désignera le bureau pour traiter les problématiques courantes et pratiques.
Le conseil d’administration
Mandaté par l’AG de l’association, le conseil d’administration (CA) a le pouvoir de prendre des décisions à sa place en toute légitimité.
Afin de déléguer la gestion des tâches les plus quotidiennes, le CA peut désigner un bureau. Cette répartition des rôles permet à chaque niveau de se concentrer sur son périmètre : stratégique pour l'AG, opérationnel pour le CA et quotidien pour le bureau.
Cette organisation a déjà fait ses preuves dans de nombreuses associations et permet d’optimiser le temps alloué à leur gestion. Elle peut être détaillée dans les statuts, afin d’en préciser les modalités. Par ailleurs, certaines associations font le choix de ne disposer d’aucun organe de direction et fonctionnent de façon collégiale.
À vous de choisir ce qui convient le mieux à votre association !
Le bureau d’association
Le bureau n'a pas de fondement juridique et est exclusivement désigné par le conseil d'administration. Cet organe relève donc uniquement de l’usage, comme outil pratique de fonctionnement.
Bien que sa création soit facultative, il est fortement recommandé de mettre en place un bureau. En effet, c’est lui qui met concrètement en œuvre les décisions du conseil d'administration et de l'assemblée générale. La création d'un bureau permet ainsi de gagner en efficacité dans la réalisation des projets de l'association.
Comment fonctionne le bureau d’association ?
Comme vu précédemment, l’existence du bureau n’est pas reconnue juridiquement. Néanmoins, de nombreuses bonnes pratiques, règles et usages du bureau sont traditionnellement établis.
Le bureau est l'organe exécutif de l'association. Il est chargé de la gestion quotidienne et met en œuvre les décisions prises par l'assemblée générale et le conseil d'administration.
L'organisation du bureau dépend fortement de la taille et de l'activité de l'association. Les modalités seront différentes selon que la structure compte une vingtaine de membres ou plusieurs milliers.
Une exception concerne les associations reconnues d'utilité publique, comme les associations d'intérêt général de plus de 200 membres, pour lesquelles les statuts-types de l'administration doivent être utilisés. Pour en apprendre plus, rendez-vous sur www.service-public.fr.
Par ailleurs, il est recommandé de délimiter clairement dans les statuts les attributions respectives du conseil d’administration et du bureau, afin d'éviter toute ambiguïté sur leur champ d’action.
Comment fonctionne le conseil d’administration ?
Les statuts de l'association définissent les modalités du mandat des membres du conseil d'administration, conformément à la loi. Celles-ci comprennent :
- Le mode de désignation des membres : généralement, il s'agit d'élections par scrutins uninominaux à un ou deux tours. Notes que, d’autres méthodes peuvent être adoptées : la cooptation, les membres de droit, etc.
- La durée du mandat : elle dépend du fonctionnement et des besoins de chaque association. Par exemple, pour les associations étudiantes, les mandats sont plus courts en raison du renouvellement fréquent des membres. Attention : des mandats trop longs risquent de lasser et de décourager les dirigeants en place. À l'inverse, des mandats trop courts obligent à répéter fréquemment le processus électoral, ce qui peut devenir fastidieux. Le préciser dans les statuts permet à l'équipe dirigeante sortante de facilement transmettre le flambeau à la relève, pour assurer une transition en douceur.
Comment se déroule l’élection des membres du bureau ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est nécessaire de clarifier qui sont ces membres et quels rôles leur appartiennent.
Qui sont les membres du bureau ?
Le bureau repose sur trois membres principaux : le ou la présidente, le ou la trésorière et enfin, le ou la secrétaire. Si besoin, d’autres membres embrassant des rôles supplémentaires peuvent être ajoutés.
Le rôle de trésorier
Bien qu’il n’y ait pas de loi définie concernant son rôle à jouer au sein de l’association, d'usage, la personne en charge de la trésorerie a comme mission :
- Le contrôle des dépenses et recettes de l’association, en fournissant des justificatifs,
- La vérification régulière du compte bancaire et du fond de caisse de l’association, pour s’assurer qu’elle ait les ressources nécessaires à son fonctionnement,
- La collecte des cotisations et des dons.
- Le versement des salaires, dans le cas d’une association employeuse,
- La gestion des demandes de subventions et de financements.
Le rôle de président
Dans la gestion quotidienne de l'association, le président a un rôle de supervision et d'organisation des activités.
La personne en charge de la présidence est généralement chargée de convoquer l'assemblée générale, le conseil d'administration et les réunions du bureau.
Elle doit également vérifier que le fonctionnement de l'association est conforme aux statuts. Par exemple, en s’assurant que les convocations aux réunions statutaires soient envoyées dans les délais requis.
Le rôle de secrétaire
Secrétaire d'association est un rôle crucial : cette personne est responsable de la bonne gestion administrative de l'association et de la cohésion entre les membres.
C’est elle qui est responsable de l’ensemble des démarches administratives et fait le lien entre les différents organes de l’association.
Le ou la secrétaire est également responsable des comptes-rendus et des procès-verbaux qui font suite aux différentes réunions et décisions de l’association.
L’élection des membres du bureau
Pour que les statuts ne soient pas trop lourds, les modalités d'élection du bureau peuvent être précisées dans le règlement intérieur, qui a justement pour but de détailler les aspects pratiques du fonctionnement de l’association.
L’association est libre de déterminer les procédures de nomination des membres du bureau, comme pour le conseil d'administration.
Le renouvellement du bureau
Lors du renouvellement du bureau, aussi appelé "passation", certaines formalités légales et financières doivent être accomplies :
- Tout changement dans la composition du bureau doit être déclaré en préfecture via le formulaire CERFA 13971, accompagné du procès-verbal de l'assemblée générale entérinant la nouvelle composition. Cette déclaration doit être faite dans les trois mois suivant l'élection du nouveau bureau, sans quoi les anciens membres restent en fonction.
- Les procurations bancaires doivent être mises à jour pour donner accès aux moyens de paiement aux nouveaux membres élus, sur présentation d'un PV officiel.
Une fois ces formalités remplies, le nouveau bureau peut pleinement exercer ses fonctions de gestion opérationnelle et mener à bien les projets de l'association.
Conclusion
Nous avons vu l'ensemble des règles encadrant le bureau d’association, son principal organe exécutif. La loi 1901 laisse une grande liberté à chaque structure pour décider de son organisation et fonctionnement.
Gardez en tête la distinction entre les règles relevant de l’obligation légale, et celles qui correspondent plutôt à une tradition, entérinée par l’usage.
Une fois ces différences claires dans votre esprit, vous pourrez modeler votre association à votre image, en fonction de vos besoins spécifiques. Laissez libre cours à votre créativité pour en faire une organisation qui vous ressemble !
